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Digitale Rechnungsverarbeitung

Veränderte Büroumgebung im 21. Jahrhundert

Das digitale Büro ist Wirklichkeit geworden. Was früher noch als Utopie abgetan wurde, hat heute zu einem tiefgreifenden Wandel im Arbeitsleben der Menschen und in der Wirtschaft geführt.

Mit der neuen Technologie haben sich Abfolge, Inhalte, Geschwindigkeit und Qualität der kaufmännischen Prozesse im Unternehmen verändert. Ein Beispiel dafür ist das betriebliche Rechnungswesen. Die Digitalisierung ist mittlerweile mit der digitalen Rechnungverarbeitung im Büroalltag angekommen und hat damit auch die vor- und nachgelagerten Prozesse verändert.

Um die vollautomatische Rechnungsverarbeitung inklusive Zahlungslauf ohne menschlichen Eingriff zu realisieren, müssen Rechnungen positionsgenau erfasst und mit den auslösenden Bestellungen abgeglichen und Abweichungen zügig aufgespürt werden. Es beginnt mit dem reinen Abgleich der Grunddaten, nämlich Kreditoren-, Bestell- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer. Da Bestellung und Rechnung aber in der Realität selten in einer 1:1-Beziehung vorkommen, steht erst mit dem Abgleich auf Positionsebene die Möglichkeit einer automatisierten sachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung zur Verfügung.

Dazu müssen aber auch im Lager die Wareneingänge / Lieferscheine digital erfasst werden. Bei verteilten Niederlassungen und einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten mit unterschiedlichen Voraussetzungen wird die Koordination solcher Vorgänge zu einer anspruchsvollen Aufgabe.

Praxisfälle aus dem Alltag

So ist es nicht ungewöhnlich dass jeder Standort seine eigene Kreditoren-/ Debitoren-Buchhaltung und einen definierten Freigabeumfang hat. Oder beispielsweise Rechnungen und Bestellungen oberhalb einer bestimmten Wertgrenze vom CFO oder CEO freigegeben werden müssen.

Dabei sollen die Daten in Echtzeit im Controlling der Zentrale oder der Holding zur Verfügung stehen, damit dort jederzeit die Grundlage für unternehmensweite Entscheidungen aktuell verfügbar ist.

Die Geschäftsführung entscheidet über Investitionen, zum Beispiel in Infrastrukturmaßnahmen, umfangreiche Mobiliaranschaffungen, Maschinen, CAD-Anlagen, IT-Güter oder Fahrzeuge. Dabei müssen Freigabeprozesse schnell, nachvollziehbar und stringent umgesetzt werden.

Welche Vorteile bringt das digitale Büro für ein Unternehmen?

Der automatische Abgleich von Bestellung und Rechnung ermöglicht kurze Durchlaufzeiten und durch die Ausnutzung von Skonti kann man Kosten einsparen.

Einen weiteren Bereich betrifft das Thema Sicherheit. Ein digitales Büro trägt zu einer verbesserten Dokumentensicherheit bei und reduziert den Papierbedarf.

Eine zuverlässige Authentifizierung und definierte Prozesse stellen eine investitions- und bestellgrößenabhängige Freigabehierarchie sicher und gewähren Überblick und Kontrolle von Budgets und Ausgaben nach Kostenstellen.

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Wie sieht die Zukunft der Telefonie aus?

Telefone gibt es schon seit langer Zeit. Die Technologie hat sich seit den Anfängen der Erfindung Alexander Graham Bells mittlerweile mehrfach geändert, verbessert – um nicht zu sagen: neu erfunden.
Mit dem Aufkommen der Mobilfunktechnologie wurde wahrscheinlich der größte Evolutionsschritt vollzogen. Aber auch die zunehmende Digitalisierung in letzter Zeit (ISDN, Glasfaser, VoIP) hat unser Verhalten und unsere Erwartungen an Telekommunikation entscheidend verändert.

Aus diesem Grund bedient man sich immer mehr – unter anderem – Online-Anwendungen wie Skype und Zoom. Meist sollen auf diese Weise die Kosten reduziert werden – speziell bei internationalen Gesprächen fällt der Vorteil solcher Anwendungen ins Gewicht.

Doch muss es immer gleich Skype sein, wenn man ein ganz normales Ortsgespräch führen möchte? Wie halten Sie es mit WhatsApp-Telefonaten? Und gibt es Gründe, im Bereich der Geschäftslösungen ebenfalls bei der Telefonie nach eneuen Wegen zu suchen?

Die gute Nachricht ist, dass auch die einfachsten Telefongespräche modernisiert werden können.

Wie langlebig sind neue Technologien?

Der Markt versucht sich ständig weiterzuentwickeln. Eine vielversprechende Lösung ist das 3CX Phone System.

Bei dem 3CX Phone System spart man viele Kosten. Weiterhin kann die bestehende Telefonanlage modernisiert werden. Das System ist softwarebasiert und kann ohne weitere Kabel in das bestehende Netzwerk integriert werden.
Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist, dass die Kosten gedrückt werden können. Bei entsprechender Vertragslaufzeit belaufen sich die Kosten für Festnetzverbindungen auf einen Cent pro Minute.
Sollte man ins Mobilfunknetz telefonieren, können die Kosten auf 4 Cent pro Minute reduziert werden. Somit kann an dieser Stelle behauptet werden, dass die Kosten beim klassischen Telefonieren ungemein reduziert werden können.

Was sind die weiteren Vorteile von 3CX?

Die kostenlosen SmartPhone App ermöglicht das weltweite Telefonieren zum Ortstarif. Darüber hinus können Laptops mit der kostenlosen Software ausgestattet werden. Somit ist keine zusätzliche Hardware erforderlich und man kann den Laptop als Telefon im Home-Office nutzen. Darüber hinaus kommt das System mit Fax und Voicemail-to-Email, Instant Messaging und Webkonferenzen. Schließlich werden die Exchange Kontakte mit in das System eingebunden.

3CX ist flexibel und sicher

Sofern das System ausfallen sollte, bleibt man natürlich nicht lange ohne Telefon. Vorteilhaft ist die Tatsache, dass das System auf eine andere Hardware umziehen kann. Dies kann beispielsweise ein ganz normaler Rechner sein. Weiterhin bekommt man mit der 3CX Enterprise Edition eine zweite kostenlose Lizenz.

Wo kann 3CX installiert werden?

3CX kann man auf dem mobilen Endgerät oder auf dem Rechner im Büro installieren. Das moderne System ist sowohl für Android als auch für iOS geeignet. Daneben kann man die fortschrittliche Software auf seinem Arbeitsrechner installieren. Auf diese Weise kann man sogar im Home Office seiner Bürotätigkeit nachgehen und immer erreichbar sein.

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Office-Software aus der Cloud?

Produktiver arbeiten mit Hilfe der Cloud

Produktiv arbeiten liegt voll im Trend. Alles wird moderner und es wird nach immer mehr Möglichkeiten gesucht, wie man produktiver arbeiten kann. Bereits „offline“ fing dies schon vor etlichen Jahren an, in dem man mit Meditieren anfing, bestimmte Rituale einführte und immer einen aufgeräumten Schreibtisch beim Lernen hatte. Doch wie kann das produktive Arbeiten digital weiter komplettiert werden?

Was ist die Cloud und was kann man damit machen?

Die Cloud besteht aus einem virtuellen Server, welcher an einem anderen Standort liegt. Auf diesem kann man gegen eine Gebühr seine Daten auslagern. Dadurch, dass die Cloud Internetbasiert ist, kann man auf seine Daten von jedem Gerät und jedem Standort auf der Welt zugreifen. Gerade in der Selbstständigkeit kann dies ein Segen sein. Denn somit kann auch gemütlich auf längere Zugfahrten produktiv gearbeitet werden und es wird keine Zeit verschwendet. Doch eine Cloud bzw. eine Cloud Funktion dient nicht nur zur Ablage von Dateien.
Möchte man sich Beispielsweise Office 2019 kaufen oder das Jahresabo Office 365, so ist es möglich, dass diese Daten direkt in der Cloud bearbeitet werden. Bei größeren Projekten können dann gezielt mehrere Personen nach und nach an einer Datei arbeiten und Änderungen vornehmen, die von jeder anderen Person gesehen werden können.
Dasselbe gilt für To-Do Listen, welche mittlerweile online sind und mit anderen Teilnehmern geteilt werden können. Dadurch sieht man direkt wer wie weit mit welcher Aufgabe ist und muss nicht ständig nachfragen.

Das papierlose Büro

Wenn man schon alles Mögliche digital in der Cloud lagert kann man dem Trend des papierlosen Büros direkt folgen. Dabei geht es darum auf sämtliches Papier zu verzichten und alles nur noch digital abzuwickeln. Am Anfang bedeutet dies natürlich erst einmal Aufwand und Umstellung für alle Mitarbeiter, doch die positiven Effekte überwiegen. Der größte Aufwand zu Anfang wird erst einmal sein, dass alles sortiert werden muss nach Kategorie und im Anschluss wird alles eingescannt. Wenn man dies nicht selbst erledigen möchte, kann man auch eine externe Firma beauftragen, die darauf spezialisiert ist. Es gibt bereits Programme, welche zur Digitalisierung beitragen. Diese können z. B. am Namen oder sogar schon am Inhalt erkennen, um was für ein Dokument es sich handelt. Aus dieser Erkenntnis verschieben sie das Dokument automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner.

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Webhosting

Webhosting spielt sich nicht nur im Hintergrund ab

Wenn es um das Webhosting geht, greifen viele einfach zur irgendeinem Anbieter, der einem empfohlen wird, weil er günstig ist. Doch möchte man eine Webseite ernsthaft oder gar beruflich betreiben, so sollte man sich mit dem Thema Webhosting näher auseinander setzen. Denn Webhosting ist noch viel mehr als das reine Bereitstellen eines Servers.

Welche Webhosting Dienste gibt es?

Beim Webhosting gibt es mehrere verschiedene Optionen. Dabei ist für jede Preisklasse etwas dabei. Bedacht werden muss aber, dass man in diesem Falle für mehr Geld auch meist mehr Leistung bekommt. Die drei beliebtesten Webhosting Arten sind das Shared Webhosting, der virtuelle Server und der eigene Server.

Shared Hosting

Wie bereits erwähnt teilen sich bei dieser Art von Webhosting viele Personen einen Server. Das hat den Vorteil, dass dieser sehr günstig angeboten werden kann. Man muss aber immer mit der Gefahr leben, dass der „Nachbar“ ein schwarzes Schaf ist.

Virtual Hosting

Diese Art von Hosting kann auch als ein erweitertes Shared Hosting bezeichnet werden. Die Nachteile des Shared Hosting bestehen zwar immer noch, sind aber wesentlich geringer. Denn hierbei teilen sich lediglich eine Hand voll Leute einen Server. Somit ist für den Anbieter alles überschaubar. Auch sind die Funktionsmöglichkeiten etwas mehr. Wird ein bestimmter Besucherandrang erwartet, kann diese Art von Hosting das eher bewältigen, da mehr Ressourcen zur Verfügung stehen.

Managed Hosting

Bei dem Managed Hosting bekommt der Kunde einen eigenen Server und Hardware für sich allein. Dies kompensiert die Vorteile der vorherigen Serverarten. Der Anbieter verwaltet meist nur die Hard- und Software und der Kunde hat kompletten Zugriff auf den Server, sodass dieser auch Einstellungen nach Belieben ändern kann.

Besser positioniert bei Google mit gutem Webhosting

Das Webhosting legt die Grundlagen für jede weitere SEO Maßnahme, die vorgenommen wird. Seit mittlerweile 9 Jahren ist die Ladezeit einer Webseite ein offizieller Rankingfaktor. Je kürzer die Ladezeit ist, desto besser sind die Conversions und ist die Nutzerzufriedenheit. Dies hat auch eine Studie aus dem Jahre 2015 aufgezeigt. Aber nicht nur aus diesem Grund ist die Ladezeit wichtig. Wenn Webseiten zu lange zum Laden benötigen, besteht die Möglichkeit, dass diese nicht vom Crawler erfasst und somit nicht in den Suchergebnissen auftauchen werden.
Ein anderer wichtiger Punkt ist, dass versucht wird eine eigene IP bei dem Webhoster zu bekommen. Beim sogenannten Shared Hosting teilt man sich einen virtuellen Server mit vielen anderen und hat somit dieselbe IP. Ist nun jemand dabei, der schlechtes verbreitet, so kann und wird Google dies auf einen selbst zurückführen und das mit einer Abstrafung ahnden. Ist man im Besitz eines eigenen Servers, so kann dieses Problem nicht entstehen. Gleichzeitig profitiert man von einem besseren Service und kann in den Optionen für seinen Server individuelle Einstellungen vornehmen.

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Hardware oder Speicher – nachrüsten oder austauschen?

Wenn Ihre Rechner in die Jahre gekommen sind, sich durch neue Software, Updates und neue Releases oder eine Erweiterung der Applikationslandschaft höhere Anforderungen an Ihre Hardware stellen, ist guter Rat teuer. Lohnt es sich, in die bestehende Hardware zu investieren oder müssen neue Server oder Arbeitsplatzrechner beschafft werden?

Ersatz notwendig?

Und was passiert, wenn etwas kaputt geht oder ausgetauscht werden muss? Was macht man eigentlich, wenn die Computer im eigenen Unternehmen nicht mehr so funktionieren, wie sie sollen? Oft ist es notwendig, auf das Know-How und die Erfahrung von Fachleuten zurückzugreifen. Können Sie selbst Hand anlegen und Teile austauschen? Benötigen Sie teure Industriekomponenten für einen 24/7-Betrieb oder sind an einzelnen Stellen auch günstigere Lösungen möglich? Welche Speichertechnologie sollten Sie wo einsetzen?

Make or Buy?

Nicht immer ist es so, dass es eine eigene IT-Abteilung mit umfassender Fachkenntnis im eigenen Unternehmen gibt. Selbst wenn das der Fall ist, mag der Schwerpunkt Ihrer IT-Spezialisten vielleicht nicht gerade auf dem Gebiet der Hardwareaufrüstung liegen.

Vielleicht liegen die Dinge jedoch anders und Sie selbst verfügen über einen gewissen Sachverstand und benötigen lediglich eine kurze Beratung in gewissen Detailfragen. Dann kann man sich auch in wenigen Schritten im Internet informieren und kompetent beraten lassen. Die meisten Shops haben kompetente Mitarbeiter, die einem bei allen offenen Fragen zur Seite stehen werden und Schritt für Schritt die idealen Lösungen anbieten können.

Speichertechnologie – Einfache Bestellung im Internet

Sollte daher etwas kaputt gehen oder muss die Performance Ihrer Systeme verbessert werden, muss nicht in allen Fällen neue Hardware her. In manchen Fällen ist eine Bestellung der passenden Teile online möglich. Man kann zum Beispiel RAM online kaufen und direkt in wenigen Schritten bestellen. In der heutigen Zeit gibt es eine Reihe an Online Shops, in denen man sich in Ruhe umschauen kann.

Egal, ob es sich um Desktop-Rechner, Notebooks, Server oder andere Komponenten handelt, muss es nicht immer eine Neuanschaffung sein, die Ihre IT-Probleme löst. Mit der entsprechenden Expertise lässt sich manchmal auch aus alten Rechnern noch die benötigte Leistung „herauskitzeln“.

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Flottenmanagement

IT-Systeme und moderne Logistikplanung

Modernes Flottenmanagement ist Teil der Aufgaben, die im Rahmen das Logistikmanagement erfüllt werden. Im Prinzip handelt es sich um eine Komponente des Lieferkettenmanagements, mit der Kundenanforderungen durch Planung, Steuerung und Implementierung der effektiven Verlagerung und Speicherung des zugehörigen Lagerortes / der aktuellen Position bedient werden. In Summe trägt das System dazu bei, alle Waren rechtzeitig von A nach B transportieren zu können. Einen wesentlichen Beitrag zur Förderung der Effizienz im modernen Logistikmanagement spielt die IT und Softwareentwicklung. Die richtigen Programme können dazu beitragen, dass nicht nur der Transport im engeren Sinne perfektioniert wird, sondern auch die Produktion mit in die Transportkette eingebunden wird. Dazu ist es notwendig, die richtigen Informationen in das System einzuspeisen, um Waren und Dienstleistungen vom Ursprung bis zum Ziel in einer effizienten Weise transportieren zu können.

Die Herausforderung der globalen Wirtschaft

In der gegenwärtigen Weltwirtschaft hat die Logistik aufgrund ihrer Dynamik eine äußerst wichtige Bedeutung. Vorbei sind die Zeiten, als sich die Logistik auf die Bewegung von Fracht und Gütern beschränkte und es ausreichte, wenn die Waren nur unbeschadet beim Empfänger einlangten. Kostenmanagement, Sicherheitsprobleme und optimierte Kraftstoffplanung der Schiffe oder Lastkraftwagen stehen im Vordergrund der Planung. All das kann nur mit einem gut funktionierenden IT-Management funktionieren. Selbst um eine scheinbar verloren gegangene Sendung nachverfolgen zu können, muss ein IT-System eingesetzt werden. Es geht also nicht nur um die Steigerung der Effizienz beim Transport, sondern im weiteren Sinne auch um eine Art Schadensminimierung. Früher wurde mit hohem personellen Aufwand nach Kartons im Lager gesucht. Heute kann auf Knopfdruck festgestellt werden, in welcher Ecke eines Lagers dieser Karton auffällig ist. Diese sehr positive Entwicklung war nur durch die Etablierung eines effizienten IT-Managements möglich.

Auf Herausforderung der Zukunft reagieren

Durch ein modernes IT-Management können sich große Logistikunternehmen auch auf andere Herausforderungen der Zukunft einstellen. Dies ist unter dem Blickpunkt der Nachhaltigkeit zu betrachten. Dazu gehört aber nicht nur die Sicherung der Gewinne in den nächsten Jahren. Es sind hier vor allem Umweltgedanken in der Planung zu berücksichtigen. IT und Softwareentwicklung sind hier nicht als Teil des Problems, sondern eher als Lösungspaket zu betrachten. Aber auch die Einhaltung von Umweltvorschriften gehören zu den größten Herausforderungen, denen sich die Logistikbranche derzeit gegenübersieht.

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Warum der Einsatz von Google AdWords Anzeigen eine gute Idee ist

Selbst mit einem kleinen Beitrag pro Tag ist es möglich einen konstanten Besucherstrom auf die Webseiten der Kunden zu lenken. AdWords kann man daher auch als optimale Ergänzung zu anderen Marketing-Aktionen ansehen. Vorteilhaft sind bei AdWords die hohe Reichweite, die steuerbaren Kosten sowie der flexible Einsatz.

Selbst, wenn Sie auf die Idee kommen Ihre Webseite im Ausland zu vermarkten, so gibt es hier keine Grenzen. Sie haben die Möglichkeit Werbung in den weit entferntesten Ländern zu machen. Google gibt Ihnen dazu das richtige Werkzeug, um die Kundenakquise auch im Ausland vorzunehmen.

Auch, wenn die Konkurrenz bei manchen Keywords recht hoch sein kann, zahlt sich AdWords trotzdem aus. Mit den gleichen Kosten erreichen Sie bei AdWords nämlich viel mehr Personen als mit klassischen Werbeinstrumenten wie Telefonaten, Briefen und Flyern. Auch, wenn nicht immer garantiert werden kann, dass das Interesse der erreichten Personen groß ist, so haben Sie trotzdem die Möglichkeit Ihre Kosten gering zu halten und die Anzeigen auf einen anderen Ort zu schalten. Insofern ist AdWords auch sehr flexibel. Wenn es an einem Ort nicht richtig klappt, dann schalten Sie Ihre Anzeigen einfach an einem anderen Ort. Dazu sind ja auch die Kosten sehr gering. Sie werden dadurch flexibler.

Eine Adwords Agentur empfiehlt Kunden unterschiedliche Marketing-Maßnahmen miteinander zu kombinieren. In den meisten Fällen sind die Personen, welche das Unternehmen in einem Magazin finden nicht dieselben, die die Anzeige bei Google finden. Beispielsweise eignet sich eine Anzeige in einem Printmedium dazu die Bekanntheit zu steigern. Dagegen haben AdWords Anzeigen eher eine kurzfristige Wirkung. Die Resultate werden sehr schnell offensichtlich. Allerdings behalten die Kunden die Marke weniger im Gedächtnis.

Doch gibt es einen guten Grund warum immer noch viele Unternehmen auf AdWords setzen. Zunächst entwickelt Google sein Produkt immer weiter. So kann man nicht nur klassische Textanzeigen erstellen, sondern auch vom Display-Network Gebrauch machen. Hier werden die Anzeigen mit Bild und Text in allen Partnerseiten von Google eingeblendet. Dies ist eine gute Möglichkeit, um die Markenbekanntheit zu steigern, damit die Marke länger im Gedächtnis der Menschen bleibt.

Insofern ist AdWords eine gelungene und sehr effektive Werbemöglichkeit, um den Bekanntheitsgrad zu steigern. Viele Unternehmen investieren sehr viel Geld in AdWords, und das mit einem sehr guten Grund.

 

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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

Mit dem Lastenheft sind die Kernanforderungen beschrieben. Die Summe der Anforderungen wurde am besten durch ein CRM-System (Customer-Relationsship-Management oder Management der Kundenbeziehungen) mit Schwerpunkt auf einem Schwerpunkt auf Projektmanagement-Funktionen erfüllt. Was nicht heißt, dass es bei diesen bleiben muss. Im konkreten Fall wurde z.B. im Projekt zusätzlich noch die Kopplung des CRM mit der Telefonanlage realisiert. Ein gutes Beispiel, wie sich durch die Technologie der Digitalisierung (hier also die Verbindung von klassischer Datenverarbeitung zu Telefonie) weiterer Kundennutzen und Möglichkeiten ergeben können.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.

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Hochschulstatistik mit SAP automatisieren – Teil 2

Die im Teil 1 vorgestellte Lösung stellte bereits einen erheblichen Komfortgewinn zu der, von SAP im Standard vorgesehenen, Vorgehensweise dar – war aber immer noch suboptimal, weil:

  • die Umsetzung der Werte “Amts-/Dienstbezeichnung” über die Tabelle der “Wertigkeiten nach SIS-Statistik” für die Anwender nicht transparent genug nachvollziehbar und auch nicht in allen Fällen eindeutig möglich war, was zwangsläufig zu mehreren Iterationen in der Erstellung der Statistik bzw. sogar zu notwendigen Fehlerkorrekturen nach Abgabe zwang
  • durch die Erweiterung der Hochschulstatistik für das Meldejahr 2016 weitere Erhebungsmerkmale bei den Personalstammdaten im Infotyp 0271/04 (Qualifikation bzw. Höchster Hochschulabschluss etc.) hinzukamen, die eine sehr sorgfältige Dateneingabe erfordern und über einen Fehlerkatalog von it.nrw (zuvor LDS – also Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik) auch penibel auf Validität geprüft werden
  • die von it.nrw im Rücklauf versendeten Fehlerlisten keine anwenderfreundliche Lösung zur Fehlerbehebung darstellen, weil die Hochschulstatistik mit anonymisierten Datensätzen arbeitet und der Rückschluss vom Fehler über die Paginiernummer zum Personalfall nur sehr umständlich gelingt, wenn man vor dem Versand der Daten das Protokoll des Reports RPSHSTD0 erstellt und abspeichert – und selbst dann ist es mühevoll …

Im Ergebnis blieb es dabei, dass die Personalabteilung nicht in der Lage war, die Statistik selbstständig zu erstellen und hier auf intensive Unterstützung der IT angewiesen blieb. Im Grunde war es sogar so, dass die IT zentraler Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Fehlerkorrekturen und somit jährlich wiederkehrend ein IT-Mitarbeiter wochenlang durch diese eigentliche Routine-Arbeit gebunden war. Für die Personalabteilung war die IT so der ständig quängelnde, verlängerte Arm von it.nrw, der mehr Datenqualität einforderte und für die IT blieb vollkommen unverständlich, wieso es der Personalabteilung nicht möglich war, bei Eingabe der Daten mehr Sorgfalt walten zu lassen.

Welche Lösung konnte es geben? Immerhin entfiel in der Zwischenzeit die Pflicht, auch noch ein- bzw. zweimal jährlich Daten zur SIS-Statistik zu liefern – auf die Umsetzung der Daten konnte also zukünftig verzichtet werden.

Die Lösung bestand aus 3 Schritten:

  1. Der kundeneigene Infotyp “Statistik” wurde so umgebaut, dass die Felder “Amts-/Dienstbezeichnung” und “Fachgebiet/Lehreinheit” direkt die Schlüssel der Hochschulstatistik als Werthilfe anboten.
  2. Die Daten für diese Schlüssel wurden entsprechend migriert / einmalig umgesetzt.
  3. Ein Programm, dass die Fehlerprüfungen von it.nrw vor Abgabe der Daten vornimmt und Fehlerlisten produziert, mit denen die Sachbearbeiter die Fehler komfortabel eigenständig beheben können.

Die folgenden Abbildungen geben einen Eindruck:

Im Ergebnis ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, den kompletten Prozess von der Eingabe, Prüfung und Korrektur bis zum Versand der Daten selbstständig vorzunehmen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht, beschleunigt und die Fehlerquote bei Abgabe konnte rapide gesenkt werden. Mit anderen Worten: Etwas Sand wurde aus dem Getriebe entfernt und Freiraum für die Lösung weiterer Probleme geschaffen 😉

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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 1

Eine besondere Herausforderung sind Projekte, bei denen man eine historisch gewachsene Struktur vorfindet und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen, die die Auswahl von Hard- und Software bzw. neuer Komponenten stark einschränken.

Ein schönes Beispiel dafür ist ein Projekt, das ich in 2013 durchgeführt habe. Der Kunde war NRW.INVEST, eine Tochter des Landes NRW mit Auslandsbüros weltweit, die die Ansiedlung ausländischer Firmen in NRW anbahnt und begleitet.

Bei einem gemeinsamen Vorgespräch stellt sich das Projekt / der Auftrag zunächst einfach dar:

Im Rahmen des normalen Investitionszyklus soll die IT-Ausstattung sowie der Support dafür neu ausgeschrieben werden. Die IT-Hardware (Clients sowie Server) ist gemietet. Die letzte Ausschreibung gewann ein ortsansässiges Systemhaus, mit dem man zufriedenstellend zusammenarbeitet. Es gibt keine hauseigene IT-Abteilung, bisher werden Microsoft Office / Exchange / Sharepoint sowie Lotus Notes und Blackberry Mobiltelefone benutzt. Blackberry bzw. der Hersteller Research in Motion gelten im Bereich Mobile Lösung / Smartphone aufgrund der Datensicherheits-Bestimmungen des Landes NRW als gesetzt. Die firmeneigene Website wird von einer Agentur betreut und es existieren diverse Anwendungen und weitere Websites auf Basis von Lotus Notes und Sharepoint, die erneuert bzw. erweitert werden sollen. Die Lotus Notes Anwendungen wurden von einem früheren Mitarbeiter erstellt. Leider hat das Vertrags-Systemhaus keine Lotus Notes Expertise. Lotus Notes wird aus verschiedenen Gründen nicht mehr als strategische Plattform betrachtet und soll, wenn möglich, abgelöst werden.

Die Ausschreibung soll insgesamt genutzt werden, um die bestehende IT-Landschaft zu modernisieren und zu verbessern und an neue Entwicklungen (Cloud, Webtechnologien) anzupassen. Einige Geschäftsprozesse werden nicht optimal unterstützt bzw. sind durch Systemgrenzen und Medienbrüche unnötig aufwändig.

Der Auftrag wird also zunächst wie folgt definiert:

  • Ist-Analyse der Prozesse, die durch die neue IT-Infrastruktur unterstützt werden sollen
  • Identifizierung von Verbesserungspotentialen
  • Dokumentation der bisherigen IT-Infrastruktur, die abgelöst werden soll
  • Formulierung eines Lastenheftes (Grobkonzept)

Bei genauerer Analyse wird schnell klar: Der ursprüngliche Ansatz, die gesamte IT – also Hardware, Infrastruktur und Software – in
einer gemeinsamen Ausschreibung zu erneuern, kann nicht gelingen. Die Anwendungslandschaft umfasst 27 verschiedene Anwendungen:

IT Landschaft Ausgangssituation

In einem Rutsch die Anwendungslandschaft neu aufzustellen, die Daten zu migrieren und auf neue Hardware umzusteigen, wäre keine gute Idee. Das Grobkonzept sieht deshalb als erstes vor, Hard- und Software-Erneuerung voneinander zu entkoppeln. Dazu soll die bestehende und vollkommen ausreichende Hardware eine Zeitlang weiter genutzt werden.

Stattdessen sollen die, im Grobkonzept beschriebenen, Alternativen einer Neuausrichtung der Anwendungslandschaft weiter untersucht werden. Um dabei nicht die Akzeptanz der Nutzer zu verlieren, wird deren frühzeitige Einbindung in Auswahl- und Entscheidungsprozesse empfohlen.

Der Vorschlag wird angenommen und eine neue Projektphase beginnt.

Lesen Sie hier, wie es weiterging …