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Office-Software aus der Cloud?

Produktiver arbeiten mit Hilfe der Cloud

Produktiv arbeiten liegt voll im Trend. Alles wird moderner und es wird nach immer mehr Möglichkeiten gesucht, wie man produktiver arbeiten kann. Bereits „offline“ fing dies schon vor etlichen Jahren an, in dem man mit Meditieren anfing, bestimmte Rituale einführte und immer einen aufgeräumten Schreibtisch beim Lernen hatte. Doch wie kann das produktive Arbeiten digital weiter komplettiert werden?

Was ist die Cloud und was kann man damit machen?

Die Cloud besteht aus einem virtuellen Server, welcher an einem anderen Standort liegt. Auf diesem kann man gegen eine Gebühr seine Daten auslagern. Dadurch, dass die Cloud Internetbasiert ist, kann man auf seine Daten von jedem Gerät und jedem Standort auf der Welt zugreifen. Gerade in der Selbstständigkeit kann dies ein Segen sein. Denn somit kann auch gemütlich auf längere Zugfahrten produktiv gearbeitet werden und es wird keine Zeit verschwendet. Doch eine Cloud bzw. eine Cloud Funktion dient nicht nur zur Ablage von Dateien.
Möchte man sich Beispielsweise Office 2019 kaufen oder das Jahresabo Office 365, so ist es möglich, dass diese Daten direkt in der Cloud bearbeitet werden. Bei größeren Projekten können dann gezielt mehrere Personen nach und nach an einer Datei arbeiten und Änderungen vornehmen, die von jeder anderen Person gesehen werden können.
Dasselbe gilt für To-Do Listen, welche mittlerweile online sind und mit anderen Teilnehmern geteilt werden können. Dadurch sieht man direkt wer wie weit mit welcher Aufgabe ist und muss nicht ständig nachfragen.

Das papierlose Büro

Wenn man schon alles Mögliche digital in der Cloud lagert kann man dem Trend des papierlosen Büros direkt folgen. Dabei geht es darum auf sämtliches Papier zu verzichten und alles nur noch digital abzuwickeln. Am Anfang bedeutet dies natürlich erst einmal Aufwand und Umstellung für alle Mitarbeiter, doch die positiven Effekte überwiegen. Der größte Aufwand zu Anfang wird erst einmal sein, dass alles sortiert werden muss nach Kategorie und im Anschluss wird alles eingescannt. Wenn man dies nicht selbst erledigen möchte, kann man auch eine externe Firma beauftragen, die darauf spezialisiert ist. Es gibt bereits Programme, welche zur Digitalisierung beitragen. Diese können z. B. am Namen oder sogar schon am Inhalt erkennen, um was für ein Dokument es sich handelt. Aus dieser Erkenntnis verschieben sie das Dokument automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner.

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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 1

Eine besondere Herausforderung sind Projekte, bei denen man eine historisch gewachsene Struktur vorfindet und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen, die die Auswahl von Hard- und Software bzw. neuer Komponenten stark einschränken.

Ein schönes Beispiel dafür ist ein Projekt, das ich in 2013 durchgeführt habe. Der Kunde war NRW.INVEST, eine Tochter des Landes NRW mit Auslandsbüros weltweit, die die Ansiedlung ausländischer Firmen in NRW anbahnt und begleitet.

Bei einem gemeinsamen Vorgespräch stellt sich das Projekt / der Auftrag zunächst einfach dar:

Im Rahmen des normalen Investitionszyklus soll die IT-Ausstattung sowie der Support dafür neu ausgeschrieben werden. Die IT-Hardware (Clients sowie Server) ist gemietet. Die letzte Ausschreibung gewann ein ortsansässiges Systemhaus, mit dem man zufriedenstellend zusammenarbeitet. Es gibt keine hauseigene IT-Abteilung, bisher werden Microsoft Office / Exchange / Sharepoint sowie Lotus Notes und Blackberry Mobiltelefone benutzt. Blackberry bzw. der Hersteller Research in Motion gelten im Bereich Mobile Lösung / Smartphone aufgrund der Datensicherheits-Bestimmungen des Landes NRW als gesetzt. Die firmeneigene Website wird von einer Agentur betreut und es existieren diverse Anwendungen und weitere Websites auf Basis von Lotus Notes und Sharepoint, die erneuert bzw. erweitert werden sollen. Die Lotus Notes Anwendungen wurden von einem früheren Mitarbeiter erstellt. Leider hat das Vertrags-Systemhaus keine Lotus Notes Expertise. Lotus Notes wird aus verschiedenen Gründen nicht mehr als strategische Plattform betrachtet und soll, wenn möglich, abgelöst werden.

Die Ausschreibung soll insgesamt genutzt werden, um die bestehende IT-Landschaft zu modernisieren und zu verbessern und an neue Entwicklungen (Cloud, Webtechnologien) anzupassen. Einige Geschäftsprozesse werden nicht optimal unterstützt bzw. sind durch Systemgrenzen und Medienbrüche unnötig aufwändig.

Der Auftrag wird also zunächst wie folgt definiert:

  • Ist-Analyse der Prozesse, die durch die neue IT-Infrastruktur unterstützt werden sollen
  • Identifizierung von Verbesserungspotentialen
  • Dokumentation der bisherigen IT-Infrastruktur, die abgelöst werden soll
  • Formulierung eines Lastenheftes (Grobkonzept)

Bei genauerer Analyse wird schnell klar: Der ursprüngliche Ansatz, die gesamte IT – also Hardware, Infrastruktur und Software – in
einer gemeinsamen Ausschreibung zu erneuern, kann nicht gelingen. Die Anwendungslandschaft umfasst 27 verschiedene Anwendungen:

IT Landschaft Ausgangssituation

In einem Rutsch die Anwendungslandschaft neu aufzustellen, die Daten zu migrieren und auf neue Hardware umzusteigen, wäre keine gute Idee. Das Grobkonzept sieht deshalb als erstes vor, Hard- und Software-Erneuerung voneinander zu entkoppeln. Dazu soll die bestehende und vollkommen ausreichende Hardware eine Zeitlang weiter genutzt werden.

Stattdessen sollen die, im Grobkonzept beschriebenen, Alternativen einer Neuausrichtung der Anwendungslandschaft weiter untersucht werden. Um dabei nicht die Akzeptanz der Nutzer zu verlieren, wird deren frühzeitige Einbindung in Auswahl- und Entscheidungsprozesse empfohlen.

Der Vorschlag wird angenommen und eine neue Projektphase beginnt.

Lesen Sie hier, wie es weiterging …