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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.

 

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Acht Tipps für erfolgreiche Projekte

Um Projekte erfolgreich zu gestalten, empfiehlt es sich, einige grundlegende, einfache Dinge zu beachten und sich immer wieder bewusst zu machen:

  1. Analyse: Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse eingehend und erstellen Sie daraus einen lückenlosen Anforderungskatalog.
  2. Klarer Auftrag und Relevanz: Eindeutiger, schriftlicher Projektauftrag mit klar definerten Zielen und Budget- und Zeitrahmen.
  3. Planung: Definieren Sie präzise Teiletappen oder Vorgaben und machen Sie deren Erreichen messbar.
  4. Laufende Risikoprävention: Störfaktoren, konkurrierende Vorhaben erkennen und daraufhin Projektstrategie anpassen oder Notfallpläne entwickeln.
  5. Kommunikation: Machen Sie „Betroffene“ zu Partnern! Rechtzeitig informieren und Anregungen aufgreifen um flexibel zu reagieren.
  6. Regelmäßige Statusreports: So erfahren Sie frühzeitig, ob es irgendwo hakt und Sie gegensteuern müssen.
  7. Teamgeist fördern: Sie brauchen eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter,
    die mitdenken. Zeigen Sie Vertrauen, schaffen Sie Freiraum und hören Sie auf die Mitglieder Ihres Projektteams.
  8. Sichtbarkeit: Frühzeitig und regelmäßig informieren. Projektfortschritte sichtbar machen. Ein „Pate“ aus dem Top-Management kann ggf. die Wichtigkeit betonen.