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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

Mit dem Lastenheft sind die Kernanforderungen beschrieben. Die Summe der Anforderungen wurde am besten durch ein CRM-System (Customer-Relationsship-Management oder Management der Kundenbeziehungen) mit Schwerpunkt auf einem Schwerpunkt auf Projektmanagement-Funktionen erfüllt. Was nicht heißt, dass es bei diesen bleiben muss. Im konkreten Fall wurde z.B. im Projekt zusätzlich noch die Kopplung des CRM mit der Telefonanlage realisiert. Ein gutes Beispiel, wie sich durch die Technologie der Digitalisierung (hier also die Verbindung von klassischer Datenverarbeitung zu Telefonie) weiterer Kundennutzen und Möglichkeiten ergeben können.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.

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Acht Tipps für erfolgreiche Projekte

Um Projekte erfolgreich zu gestalten, empfiehlt es sich, einige grundlegende, einfache Dinge zu beachten und sich immer wieder bewusst zu machen. Es sind unabdingbare Voraussetzungen für den Erfolg eines Projektes.

Sie können diese acht Punkte vor und während eines Projektes immer wieder überprüfen um sich zu vergewissern, ob Sie schon (oder noch) auf Kurs sind:

1. Eine klare Analyse der Anforderungen

Analysieren Sie Ihre Geschäftsprozesse eingehend und erstellen Sie daraus einen lückenlosen Anforderungskatalog.

2. Klarer Auftrag und Relevanz

Definieren Sie schriftlich einen eindeutigen Projektauftrag mit klar definerten Zielen und Budget- und Zeitrahmen.

3. Detaillierte Planung

Definieren Sie präzise Teiletappen oder Vorgaben und machen Sie deren Erreichen messbar.

4. Laufende Risikoprävention

Störfaktoren, konkurrierende Vorhaben erkennen und daraufhin Projektstrategie anpassen oder Notfallpläne entwickeln.

5. Kommunikation

Machen Sie „Betroffene“ zu Partnern!

Rechtzeitig informieren und Anregungen aufgreifen um flexibel zu reagieren.

6. Regelmäßige Statusreports

So erfahren Sie frühzeitig, ob es irgendwo hakt und Sie gegensteuern müssen.

7. Teamgeist fördern

Sie brauchen eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter,
die mitdenken. Zeigen Sie Vertrauen, schaffen Sie Freiraum und hören Sie auf die Mitglieder Ihres Projektteams.

8. Sichtbarkeit

Frühzeitig und regelmäßig informieren. Projektfortschritte sichtbar machen. Ein „Pate“ aus dem Top-Management kann ggf. die Wichtigkeit betonen.