Die im Teil 1 vorgestellte Lösung stellte bereits einen erheblichen Komfortgewinn zu der, von SAP im Standard vorgesehenen, Vorgehensweise dar – war aber immer noch suboptimal, weil:
Im Ergebnis blieb es dabei, dass die Personalabteilung nicht in der Lage war, die Statistik selbstständig zu erstellen und hier auf intensive Unterstützung der IT angewiesen blieb. Im Grunde war es sogar so, dass die IT zentraler Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Fehlerkorrekturen und somit jährlich wiederkehrend ein IT-Mitarbeiter wochenlang durch diese eigentliche Routine-Arbeit gebunden war. Für die Personalabteilung war die IT so der ständig quängelnde, verlängerte Arm von it.nrw, der mehr Datenqualität einforderte und für die IT blieb vollkommen unverständlich, wieso es der Personalabteilung nicht möglich war, bei Eingabe der Daten mehr Sorgfalt walten zu lassen.
Welche Lösung konnte es geben? Immerhin entfiel in der Zwischenzeit die Pflicht, auch noch ein- bzw. zweimal jährlich Daten zur SIS-Statistik zu liefern – auf die Umsetzung der Daten konnte also zukünftig verzichtet werden.
Die Lösung bestand aus 3 Schritten:
Die folgenden Abbildungen geben einen Eindruck:
Im Ergebnis ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, den kompletten Prozess von der Eingabe, Prüfung und Korrektur bis zum Versand der Daten selbstständig vorzunehmen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht, beschleunigt und die Fehlerquote bei Abgabe konnte rapide gesenkt werden. Mit anderen Worten: Etwas Sand wurde aus dem Getriebe entfernt und Freiraum für die Lösung weiterer Probleme geschaffen 😉
Jedes Jahr stellt sich für Universitäten, Hochschulen und Universitätskliniken dieselbe Aufgabe: Die jährliche Hochschulstatistik (Stichtag der 01.12. des Jahres, Abgabe Mitte Februar des Folgejahres) ist zu erstellen.
Wichtiger Hinweis: Gegenstand dieses Artikels ist die Personalstatistik im Rahmen der Hochschulstatistik – die anderen Bestandteile (Studierendenstatistik, Prüfungen etc.) werden hier nicht behandelt.
SAP bietet hierzu den Standard-Report RPSHSTD0, mit dem die Personaldaten ausgewertet und gemäß den Anforderungen der Hochschulstatistik verschlüsselt und ausgegeben werden können. Wichtige Angaben wie “Amts-/Dienstbezeichnung” oder “Fachgebiet” werden dabei jedoch im Standard aus der Tabelle T5D8M ermittelt, die je Planstelle einen Datensatz mit den dazugehörigen Merkmalen / Schlüsseln aufweist und manuell zu pflegen ist. Diese Lösung erscheint wenig praktikabel – zumal die Eingabe der auszuwählenden Schlüssel noch nicht einmal durch eine Werthilfe unterstützt wird.
Hier bot sich zunächst eine Lösung an, die auf der ähnlichen Stellenstatistik, die im Land NRW einmal jährlich abgefordert wurde, aufbaute. Für diese Stellenstatistik war bereits ein kundeneigener Infotyp geschaffen worden, der u.a. die Merkmale “Wertigkeit” und “Lehreinheit” bot, die semantisch ähnlich, aber leider nicht identisch waren. Mit Hilfe von Umsetzungstabellen, die Merkmale
übersetzte und einem kundeneigenen Report, der die Informationen aus den Standard-Daten der Planstellen wie
ermittelt.
Diese Lösung spart die manuelle Pflege der Tabelle T5D8M, berücksichtigt den SAP-Standard und ist individuell erweiterbar.
Lesen Sie hier weiter, welche Verbesserungen noch erzielt werden können.