Schlagwort-Archiv Geschäftsprozessanalyse

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Digitale Rechnungsverarbeitung

Veränderte Büroumgebung im 21. Jahrhundert

Das digitale Büro ist Wirklichkeit geworden. Was früher noch als Utopie abgetan wurde, hat heute zu einem tiefgreifenden Wandel im Arbeitsleben der Menschen und in der Wirtschaft geführt.

Mit der neuen Technologie haben sich Abfolge, Inhalte, Geschwindigkeit und Qualität der kaufmännischen Prozesse im Unternehmen verändert. Ein Beispiel dafür ist das betriebliche Rechnungswesen. Die Digitalisierung ist mittlerweile mit der digitalen Rechnungverarbeitung im Büroalltag angekommen und hat damit auch die vor- und nachgelagerten Prozesse verändert.

Um die vollautomatische Rechnungsverarbeitung inklusive Zahlungslauf ohne menschlichen Eingriff zu realisieren, müssen Rechnungen positionsgenau erfasst und mit den auslösenden Bestellungen abgeglichen und Abweichungen zügig aufgespürt werden. Es beginnt mit dem reinen Abgleich der Grunddaten, nämlich Kreditoren-, Bestell- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer. Da Bestellung und Rechnung aber in der Realität selten in einer 1:1-Beziehung vorkommen, steht erst mit dem Abgleich auf Positionsebene die Möglichkeit einer automatisierten sachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung zur Verfügung.

Dazu müssen aber auch im Lager die Wareneingänge / Lieferscheine digital erfasst werden. Bei verteilten Niederlassungen und einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten mit unterschiedlichen Voraussetzungen wird die Koordination solcher Vorgänge zu einer anspruchsvollen Aufgabe.

Praxisfälle aus dem Alltag

So ist es nicht ungewöhnlich dass jeder Standort seine eigene Kreditoren-/ Debitoren-Buchhaltung und einen definierten Freigabeumfang hat. Oder beispielsweise Rechnungen und Bestellungen oberhalb einer bestimmten Wertgrenze vom CFO oder CEO freigegeben werden müssen.

Dabei sollen die Daten in Echtzeit im Controlling der Zentrale oder der Holding zur Verfügung stehen, damit dort jederzeit die Grundlage für unternehmensweite Entscheidungen aktuell verfügbar ist.

Die Geschäftsführung entscheidet über Investitionen, zum Beispiel in Infrastrukturmaßnahmen, umfangreiche Mobiliaranschaffungen, Maschinen, CAD-Anlagen, IT-Güter oder Fahrzeuge. Dabei müssen Freigabeprozesse schnell, nachvollziehbar und stringent umgesetzt werden.

Welche Vorteile bringt das digitale Büro für ein Unternehmen?

Der automatische Abgleich von Bestellung und Rechnung ermöglicht kurze Durchlaufzeiten und durch die Ausnutzung von Skonti kann man Kosten einsparen.

Einen weiteren Bereich betrifft das Thema Sicherheit. Ein digitales Büro trägt zu einer verbesserten Dokumentensicherheit bei und reduziert den Papierbedarf.

Eine zuverlässige Authentifizierung und definierte Prozesse stellen eine investitions- und bestellgrößenabhängige Freigabehierarchie sicher und gewähren Überblick und Kontrolle von Budgets und Ausgaben nach Kostenstellen.

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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

Mit dem Lastenheft sind die Kernanforderungen beschrieben. Die Summe der Anforderungen wurde am besten durch ein CRM-System (Customer-Relationsship-Management oder Management der Kundenbeziehungen) mit Schwerpunkt auf einem Schwerpunkt auf Projektmanagement-Funktionen erfüllt. Was nicht heißt, dass es bei diesen bleiben muss. Im konkreten Fall wurde z.B. im Projekt zusätzlich noch die Kopplung des CRM mit der Telefonanlage realisiert. Ein gutes Beispiel, wie sich durch die Technologie der Digitalisierung (hier also die Verbindung von klassischer Datenverarbeitung zu Telefonie) weiterer Kundennutzen und Möglichkeiten ergeben können.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.