Monatsarchiv 16. Juni 2018

VonThomas Fritz
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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

Mit dem Lastenheft sind die Kernanforderungen beschrieben. Die Summe der Anforderungen wurde am besten durch ein CRM-System (Customer-Relationsship-Management oder Management der Kundenbeziehungen) mit Schwerpunkt auf einem Schwerpunkt auf Projektmanagement-Funktionen erfüllt. Was nicht heißt, dass es bei diesen bleiben muss. Im konkreten Fall wurde z.B. im Projekt zusätzlich noch die Kopplung des CRM mit der Telefonanlage realisiert. Ein gutes Beispiel, wie sich durch die Technologie der Digitalisierung (hier also die Verbindung von klassischer Datenverarbeitung zu Telefonie) weiterer Kundennutzen und Möglichkeiten ergeben können.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.

VonThomas Fritz
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Hochschulstatistik mit SAP automatisieren – Teil 2

Die im Teil 1 vorgestellte Lösung stellte bereits einen erheblichen Komfortgewinn zu der, von SAP im Standard vorgesehenen, Vorgehensweise dar – war aber immer noch suboptimal, weil:

  • die Umsetzung der Werte “Amts-/Dienstbezeichnung” über die Tabelle der “Wertigkeiten nach SIS-Statistik” für die Anwender nicht transparent genug nachvollziehbar und auch nicht in allen Fällen eindeutig möglich war, was zwangsläufig zu mehreren Iterationen in der Erstellung der Statistik bzw. sogar zu notwendigen Fehlerkorrekturen nach Abgabe zwang
  • durch die Erweiterung der Hochschulstatistik für das Meldejahr 2016 weitere Erhebungsmerkmale bei den Personalstammdaten im Infotyp 0271/04 (Qualifikation bzw. Höchster Hochschulabschluss etc.) hinzukamen, die eine sehr sorgfältige Dateneingabe erfordern und über einen Fehlerkatalog von it.nrw (zuvor LDS – also Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik) auch penibel auf Validität geprüft werden
  • die von it.nrw im Rücklauf versendeten Fehlerlisten keine anwenderfreundliche Lösung zur Fehlerbehebung darstellen, weil die Hochschulstatistik mit anonymisierten Datensätzen arbeitet und der Rückschluss vom Fehler über die Paginiernummer zum Personalfall nur sehr umständlich gelingt, wenn man vor dem Versand der Daten das Protokoll des Reports RPSHSTD0 erstellt und abspeichert – und selbst dann ist es mühevoll …

Im Ergebnis blieb es dabei, dass die Personalabteilung nicht in der Lage war, die Statistik selbstständig zu erstellen und hier auf intensive Unterstützung der IT angewiesen blieb. Im Grunde war es sogar so, dass die IT zentraler Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Fehlerkorrekturen und somit jährlich wiederkehrend ein IT-Mitarbeiter wochenlang durch diese eigentliche Routine-Arbeit gebunden war. Für die Personalabteilung war die IT so der ständig quängelnde, verlängerte Arm von it.nrw, der mehr Datenqualität einforderte und für die IT blieb vollkommen unverständlich, wieso es der Personalabteilung nicht möglich war, bei Eingabe der Daten mehr Sorgfalt walten zu lassen.

Welche Lösung konnte es geben? Immerhin entfiel in der Zwischenzeit die Pflicht, auch noch ein- bzw. zweimal jährlich Daten zur SIS-Statistik zu liefern – auf die Umsetzung der Daten konnte also zukünftig verzichtet werden.

Die Lösung bestand aus 3 Schritten:

  1. Der kundeneigene Infotyp “Statistik” wurde so umgebaut, dass die Felder “Amts-/Dienstbezeichnung” und “Fachgebiet/Lehreinheit” direkt die Schlüssel der Hochschulstatistik als Werthilfe anboten.
  2. Die Daten für diese Schlüssel wurden entsprechend migriert / einmalig umgesetzt.
  3. Ein Programm, dass die Fehlerprüfungen von it.nrw vor Abgabe der Daten vornimmt und Fehlerlisten produziert, mit denen die Sachbearbeiter die Fehler komfortabel eigenständig beheben können.

Die folgenden Abbildungen geben einen Eindruck:

Im Ergebnis ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, den kompletten Prozess von der Eingabe, Prüfung und Korrektur bis zum Versand der Daten selbstständig vorzunehmen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht, beschleunigt und die Fehlerquote bei Abgabe konnte rapide gesenkt werden. Mit anderen Worten: Etwas Sand wurde aus dem Getriebe entfernt und Freiraum für die Lösung weiterer Probleme geschaffen 😉

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