Eine besondere Herausforderung sind Projekte, bei denen man eine historisch gewachsene Struktur vorfindet und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen, die die Auswahl von Hard- und Software bzw. neuer Komponenten stark einschränken.
Ein schönes Beispiel dafür ist ein Projekt, das ich in 2013 durchgeführt habe. Der Kunde war NRW.Global Business (vormals NRW.INVEST), eine Tochter des Landes NRW mit Auslandsbüros weltweit, die die Ansiedlung ausländischer Firmen in NRW anbahnt und begleitet.
Bei einem gemeinsamen Vorgespräch stellt sich das Projekt / der Auftrag zunächst einfach dar:
Im Rahmen des normalen Investitionszyklus soll die IT-Ausstattung sowie der Support dafür neu ausgeschrieben werden. Die IT-Hardware (Clients sowie Server) ist gemietet. Die letzte Ausschreibung gewann ein ortsansässiges Systemhaus, mit dem man zufriedenstellend zusammenarbeitet. Es gibt keine hauseigene IT-Abteilung, bisher werden Microsoft Office / Exchange / Sharepoint sowie Lotus Notes und Blackberry Mobiltelefone benutzt. Blackberry bzw. der Hersteller Research in Motion gelten im Bereich Mobile Lösung / Smartphone aufgrund der Datensicherheits-Bestimmungen des Landes NRW als gesetzt. Die firmeneigene Website wird von einer Agentur betreut und es existieren diverse Anwendungen und weitere Websites auf Basis von Lotus Notes und Sharepoint, die erneuert bzw. erweitert werden sollen. Die Lotus Notes Anwendungen wurden von einem früheren Mitarbeiter erstellt. Leider hat das Vertrags-Systemhaus keine Lotus Notes Expertise. Lotus Notes wird aus verschiedenen Gründen nicht mehr als strategische Plattform betrachtet und soll, wenn möglich, abgelöst werden.
Die Ausschreibung soll insgesamt genutzt werden, um die bestehende IT-Landschaft zu modernisieren und zu verbessern und an neue Entwicklungen (Cloud, Webtechnologien) anzupassen. Einige Geschäftsprozesse werden nicht optimal unterstützt bzw. sind durch Systemgrenzen und Medienbrüche unnötig aufwändig.
Der Auftrag wird also zunächst wie folgt definiert:
- Ist-Analyse der Prozesse, die durch die neue IT-Infrastruktur unterstützt werden sollen
- Identifizierung von Verbesserungspotentialen
- Dokumentation der bisherigen IT-Infrastruktur, die abgelöst werden soll
- Formulierung eines Lastenheftes (Grobkonzept)
Bei genauerer Analyse wird schnell klar: Der ursprüngliche Ansatz, die gesamte IT – also Hardware, Infrastruktur und Software – in
einer gemeinsamen Ausschreibung zu erneuern, kann nicht gelingen. Die Anwendungslandschaft umfasst 27 verschiedene Anwendungen:
IT Landschaft Ausgangssituation
In einem Rutsch die Anwendungslandschaft neu aufzustellen, die Daten zu migrieren und auf neue Hardware umzusteigen, wäre keine gute Idee. Das Grobkonzept sieht deshalb als erstes vor, Hard- und Software-Erneuerung voneinander zu entkoppeln. Dazu soll die bestehende und vollkommen ausreichende Hardware eine Zeitlang weiter genutzt werden.
Stattdessen sollen die, im Grobkonzept beschriebenen, Alternativen einer Neuausrichtung der Anwendungslandschaft weiter untersucht werden. Um dabei nicht die Akzeptanz der Nutzer zu verlieren, wird deren frühzeitige Einbindung in Auswahl- und Entscheidungsprozesse empfohlen.
Der Vorschlag wird angenommen und eine neue Projektphase beginnt.
Lesen Sie hier, wie es weiterging …
