Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.
Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:
- Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
- Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
- Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender
1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang
Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:
- Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
- Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
- Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden
2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung
Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:
Prozesslandkarte
Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.
Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.
Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.
Mit dem Lastenheft sind die Kernanforderungen beschrieben. Die Summe der Anforderungen wurde am besten durch ein CRM-System (Customer-Relationsship-Management oder Management der Kundenbeziehungen) mit Schwerpunkt auf einem Schwerpunkt auf Projektmanagement-Funktionen erfüllt. Was nicht heißt, dass es bei diesen bleiben muss. Im konkreten Fall wurde z.B. im Projekt zusätzlich noch die Kopplung des CRM mit der Telefonanlage realisiert. Ein gutes Beispiel, wie sich durch die Technologie der Digitalisierung (hier also die Verbindung von klassischer Datenverarbeitung zu Telefonie) weiterer Kundennutzen und Möglichkeiten ergeben können.
3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender
In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:
- Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
- Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
- Abnahme der einzelnen Projektpakete
- Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
- Schulung der Anwender
Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.