Hochschulstatistik mit SAP automatisieren – Teil 2

Die im Teil 1 vorgestellte Lösung stellte bereits einen erheblichen Komfortgewinn zu der, von SAP im Standard vorgesehenen, Vorgehensweise dar – war aber immer noch suboptimal, weil:

• die Umsetzung der Werte „Amts-/Dienstbezeichnung“ über die Tabelle der „Wertigkeiten nach SIS-Statistik“ für die Anwender nicht transparent genug nachvollziehbar und auch nicht in allen Fällen eindeutig möglich war, was zwangsläufig zu mehreren Iterationen in der Erstellung der Statistik bzw. sogar zu notwendigen Fehlerkorrekturen nach Abgabe zwang
• durch die Erweiterung der Hochschulstatistik für das Meldejahr 2016 weitere Erhebungsmerkmale bei den Personalstammdaten im Infotyp 0271/04 (Qualifikation bzw. Höchster Hochschulabschluss etc.) hinzukamen, die eine sehr sorgfältige Dateneingabe erfordern und über einen Fehlerkatalog von it.nrw (zuvor LDS – also Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik) auch penibel auf Validität geprüft werden
• die von it.nrw im Rücklauf versendeten Fehlerlisten keine anwenderfreundliche Lösung zur Fehlerbehebung darstellen, weil die Hochschulstatistik mit anonymisierten Datensätzen arbeitet und der Rückschluss vom Fehler über die Paginiernummer zum Personalfall nur sehr umständlich gelingt, wenn man vor dem Versand der Daten das Protokoll des Reports RPSHSTD0 erstellt und abspeichert – und selbst dann ist es mühevoll …

Im Ergebnis blieb es dabei, dass die Personalabteilung nicht in der Lage war, die Statistik selbstständig zu erstellen und hier auf intensive Unterstützung der IT angewiesen blieb. Im Grunde war es sogar so, dass die IT zentraler Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Fehlerkorrekturen und somit jährlich wiederkehrend ein IT-Mitarbeiter wochenlang durch diese eigentliche Routine-Arbeit gebunden war. Für die Personalabteilung war die IT so der ständig quängelnde, verlängerte Arm von it.nrw, der mehr Datenqualität einforderte und für die IT blieb vollkommen unverständlich, wieso es der Personalabteilung nicht möglich war, bei Eingabe der Daten mehr Sorgfalt walten zu lassen.

Welche Lösung konnte es geben? Immerhin entfiel in der Zwischenzeit die Pflicht, auch noch ein- bzw. zweimal jährlich Daten zur SIS-Statistik zu liefern – auf die Umsetzung der Daten konnte also zukünftig verzichtet werden.

Die Lösung bestand aus 3 Schritten:

1. Der kundeneigene Infotyp „Statistik“ wurde so umgebaut, dass die Felder „Amts-/Dienstbezeichnung“ und „Fachgebiet/Lehreinheit“ direkt die Schlüssel der Hochschulstatistik als Werthilfe anboten.
2. Die Daten für diese Schlüssel wurden entsprechend migriert / einmalig umgesetzt.
3. Ein Programm, dass die Fehlerprüfungen von it.nrw vor Abgabe der Daten vornimmt und Fehlerlisten produziert, mit denen die Sachbearbeiter die Fehler komfortabel eigenständig beheben können.

Die folgenden Abbildungen geben einen Eindruck:

Im Ergebnis ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, den kompletten Prozess von der Eingabe, Prüfung und Korrektur bis zum Versand der Daten selbstständig vorzunehmen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht, beschleunigt und die Fehlerquote bei Abgabe konnte rapide gesenkt werden. Mit anderen Worten: Etwas Sand wurde aus dem Getriebe entfernt und Freiraum für die Lösung weiterer Probleme geschaffen 😉