Werdegang

Nach einer Ausbildung zum Energiegeräteelektroniker bei Rank Xerox und mehreren Stationen in diesem Unternehmen (Werkstatt, Disposition in Logistik/Materialwirtschaft, Vertrieb) habe ich auf dem zweiten Bildungsweg die Fachhochschulreife erlangt und Elektrotechnik / Nachrichtentechnik an der FH Düsseldorf studiert.

Bereits während des Studiums kam ich intensiv mit der damals aufstrebenden Computertechnologie und Softwareentwicklung in Kontakt. Von da an habe ich in unterschiedlichen Positionen und teils im Hauptberuf als Angestellter, teilweise auch neben-/freiberuflich in der Informationstechnologie gearbeitet.

Eine Auswahl spannender Projekte, an denen ich gearbeitet habe, finden Sie nachfolgend:

 

Erste Schritte mit Buchhaltung / Hausverwaltung mit Microsoft Access (Freiberuflich)

Meine Tätigkeit als Freiberufler in der IT begann eigentlich bereits während meines Studiums in den 1980er Jahren. Ursprünglich als Hausverwaltung für eine Erbengemeinschaft angelegt, ergab sich die Notwendigkeit, die Buchhaltung und Nebenkostenabrechnung für einige Mehrfamilienhäuser transparent und individuell zu organisieren. Dies sollte aber so geschehen, dass auch die Eigentümer die Verwaltung möglichst einmal selbst übernehmen und dabei nicht abhängig von einer letztlich nur bedingt flexiblen, individuell programmierten Lösung würden. Nach ersten Schritten mit Microsoft Works fiel die Wahl auf eine selbst zu erstellende Lösung auf Grundlage von Microsoft Access. Der gewählte Weg erwies sich als richtig – die Hausverwaltung liegt mittlerweile seit langem wieder in den Händen der Eigentümer selbst.

Ausflug in die Logistik mit AS/400 (RPG) und Microsoft Access

Ursprünglich als Organisationsprogrammierer AS/400 eingestellt, war meine erste Aufgabe bei VTS GmbH (Verpackung, Transport und Spedition) in Essen das Kennenlernen der betrieblichen Abläufe im Bereich „Export-Projekte“ für diverse namhafte Kunden der Branchen Maschinen- und Anlagenbau.

Für ein neue Lösung sollte eine Pilotsoftware erstellt werden, bevor die Lösung ggf. mit dem Hauptsystem implementiert werden sollte. Diese Lösung erstellte ich mit einer Microsoft Access-Datenbank und sie lief zur allseitigen Zufriedenheit so stabil und anwenderfreundlich, dass sich die Implementierung auf AS/400 immer wieder verschob.

Finanzbuchhaltung mit SAP R/3 bei Uniklinik Düsseldorf

Als ich im Sommer 1994 meine Tätigkeit als DV-Organisator bei der Uniklinik Düsseldorf aufnahm, stand die Abteilung Datenverarbeitung dort vor der Ablösung einer alten Grossrechner-Software (IDIK und MAWI von Krupp Atlas Software) und der Einführung von SAP R/3 als neuer  Standard-Software für betriebswirtschaftliche Abläufe. Die deutsche Softwareschmiede SAP begann mit dem Wechsel vom Großrechner-System R/2 auf die neue Client-Server-Software R/3 gerade ihren einzigartigen Siegeszug als deutscher Softwarehersteller von weltweitem Rang.

Ich war zunächst für das Modul FI (Finanzen) und hier insbesondere für die Einführung des Moduls „Finanzbuchhaltung“ zuständig.

Dazu gehörten verschiedene Aufgaben:

  • Customizing der Finanzbuchhaltung in Abstimmung mit der Fachabteilung
  • Konzeption der Altdatenübernahme
  • Konzeption der Schnittstellen zu vorgelagerten Systemen (Patientenabrechnungssystem, Mietverwaltung, Kindergarten, Abrechnung Institutsleistungen etc.)
  • Konzeption und Aufbau der Benutzerberechtigungen (Berechtigungen und Profile)
  • Tests und Abnahmen
  • Schulung der Benutzer
  • Erstellung von Handbüchern und Dokumentationen

Im täglichen Betrieb kamen weitere Aufgaben hinzu:

  • Anpassung Mahnformulare mit SAPSCRIPT sowie Erweiterung durch kundeneigene Logik (ABAP-Funktionen)
  • Implementierung des elektronischen Kontoauszugs sowie später des AddOn’s „Autobank“ von Hanse Orga
  • Konzeption, Implementierung und Erweiterungen weiterer Batchinput-Schnittstellen mit ABAP
  • Konzept und Durchführung der Archivierung von Buchungsdaten, Salden/Verkehrszahlen und Kontenstammdaten
  • Euro-Konvertierung
  • OSS-Fehlermeldungen und Korrekturen sowie Tests und Vorbereitung der Abnahme von Updates und Releasewechsel
  • Erstellung und Anpassung kundeneigener Reports mit ABAP
  • Ad-hoc Auswertungen zur Analyse der Prozesse und Identifizierung von Verbesserungspotentialen

Datenbank-Anwendungen mit Microsoft Access in Uniklinik

  • Projektmanagement / Aufgabenverwaltung
  • Fakturierung Institutsleistungen (Blutalkoholuntersuchungen)
  • Fakturierung Institutsleistungen (Sektionen)
  • Erfassung und Bewerrtung von Pensionsrückstellungen für Beamte
  • Risikomanagement (unternehmensweite Erfassung, Berwertung und Verfolgung von Unternehmensrisiken)
  • Prozesssteuerung Test und Abnahme von HCM-Support-Packages

Mobile Datenerfassung für Fahrschulen mit Palm PDA (Nebenberuflich / Freiberuflich)

Neben dem Hauptjob ergab sich die Möglichkeit, für ein Softwarehaus an zwei interessanten Projekten mitzuarbeiten bzw. auf freiberuflicher Basis Software für Fahrschulen zu entwickeln.

Das erste Projekt war eine Erweiterung der Fahrschul-Software für den amerikanischen Markt. In Kooperation mit einer großen Fahrschule aus Houston/Texas sollte die bestehende Software so erweitert werden, dass damit auch die Einsatzplanung der Fahrlehrer – dort waren über im Schnitt 10-20 Fahrlehrer beschäftigt – mit einer sogenannten „Scheduler-Komponente“ vorgenommen werden konnte.

Dazu wurde in die bestehende Access-Anwendung eine ActiveX-Komponente integriert und mit VBA programmiert, die die Einsätze und Terminplanung der verschiedenen Fahrlehrer grafisch anzeigte und der Zentrale erlaubte, weitere Termine einzuplanen.

In einem weiteren Projekt habe ich für denselben Auftraggeber eine Lösung zur mobilen Datenerfassung für die Fahrlehrer programmiert und eingeführt. Damals – also bevor die ersten Smartphones auf den Markt kamen – war die Firma Palm Computers mit seinen Handheld’s bzw. PDA’s (Personal Digital Assistant) einer der führenden Hersteller mobiler Datenerfassungsgeräte, die weit verbreitet und programmierbar waren.

Die Lösung gestattete, den Fahrlehrern, noch im Auto zwischen den Fahrstunden,

  • ihre Stundenerfassung vorzunehmen
  • neue Termine zu planen und einzugeben
  • die Dokumentation der geleisteten Übungsfahrt incl. Unterschrift des Fahrschülers zu erfassen.

Die erfassten Daten konnten dann später über eine Basisstation (Cradle) bidirektional mit dem System der jeweiligen Fahrschule synchronisiert werden.

 

Einführung Personalstammdatenverwaltung in Uniklinik

Ursprünglich wurde die Personalabrechnung für die Uniklinik vom Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) vorgenommen und die Personalabteilung hatte nur eine aktenführende Funktion ohne nennenswerte IT-Unterstützung. In einem heute ziemlich umständlich anmutenden Verfahren wurden sämtliche zahlrelevanten Änderungen per sogenannter „Änderungsbelege“ in Papierform an das LBV gemeldet.

Um die Personalverwaltungs-Prozesse nachhaltig zu verbessern, sollte die Personalabrechnung mittelfristig selber übernommen und im ersten Schritt dorthin eine Stammdatenverwaltung mit SAP-HR eingeführt werden. Dieses Projekt wurde von SAP als externem Beratungsunternehmen begleitet. Das Projekt war so angelegt, dass die hauseigene IT danach die weitere Betreuung des Moduls selber übernehmen konnte.

Dazu gehörten für mich und einen weiteren Kollegen in diesem Bereich folgende Aufgaben:

  • Customizing der Personaladministration in Abstimmung mit der Fachabteilung
  • Konzeption der Altdatenübernahme Stammdaten vom LBV
  • Konzeption Formularschnittstelle z.B. für automatisierte Änderungs-Meldungen an das LBV
  • Konzeption und Aufbau der Benutzerberechtigungen (Berechtigungen und Profile)
  • Tests und Abnahmen
  • Schulung der Benutzer

Im täglichen Betrieb kamen weitere Aufgaben hinzu:

  • Euro-Konvertierung
  • OSS-Fehlermeldungen und Korrekturen sowie Tests und Vorbereitung der Abnahme von Updates und Releasewechsel
  • Konzeption und Anpassung kundeneigener Reports mit ABAP
  • Ad-hoc Auswertungen zur Analyse von Prozessen und Identifizierung von Verbesserungspotentialen

Die Ergebnisse der Entgeltabrechnung beim LBV wurden während dieser Phase monatlich über eine Schnittstelle (das sogenannte „Brückenprogramm“) in das SAP-FI/CO übernommen. Speziell im Bereich Drittmittel mussten die Kontierungsinformationen hierfür sehr differenziert zeitraumbezogen und historisch nachvollziehbar – auch als Teilkontierungen prozentual (Split von Kostenstellen / Innenaufträgen) – verwaltet werden.

 

Einführung Personalabrechnung in Uniklinik

Im zweiten Schritt sollte auch die Entgeltabrechnung und Kindergeldzahlung der mehr als 6.500 Beschäftigten (Angestellte, Arbeiter, Beamte, Schüler, Praktikanten, Auszubildende etc.) mit SAP-HR in eigener Regie erfolgen. Gemeinsam mit IBM als externem Partner wurde dieses Vorhaben umgesetzt – dazu gehörte die einmalige Datenübernahme der zahlungsrelevanten Informationen vom LBV.

Zusätzlich  musste die Buchung der Abrechnungsergebnisse vom Altverfahren auf die SAP-eigene Schnittstelle ins Rechnungswesen umgestellte werden. Die dazu notwendigen Kontierungsinformationen mussten ebenfalls vom Altverfahren (LBV-Schnittstelle „Brückenprogramm“) migriert werden. Als Übergangslösung wurde die Speicherung und Pflege der Kontierungsinformationen im Infotyp 0027 (Kostenverteilung) gewählt.

Auch diese Projekt war so angelegt, dass die hauseigene IT danach den Betrieb und die weitere Betreuung der Entgeltabrechnung selber übernehmen konnten.

 

Einführung SAP Organisationsmangement in Uniklink

Die Kontierungsinformationen (zeitraumbezogene Zuordnung zu Kostenstelle, Innenauftrag etc.) jedes einzelnen Beschäftigten im Infotyp 0027 (Kostenverteilung) einzeln zu pflegen, ist eigentlich nur eine Sonderlösung für Ausnahmefälle. Sinnvoller und weniger aufwändig ist es, diese Informationen über das SAP-eigene Modul „Organisationsmanagement“ mit Hilfe von Organisationseinheiten und Planstellen zu pflegen. Dort können die Kontierungsinformationen am obersten Zweig der Organisationsstruktur gepflegt und von dort aus nach unten weitervererbt werden.

Darüber hinaus kann das Organisationsmanagement die Soll-Struktur und -Besetzung des gesamten Unternehmens abbilden und als Grundlage für das Personalcontrolling und die Prozesssteuerung über Workflows (Genehmigungsszenarien wie Dienstreisegenehmigung, Urlaubsantrag etc.) dienen.

So war die Einführung des SAP-Organisationsmanagements ein logischer nächster Schritt. Dieses Projekt habe ich auf IT-Seite konzeptuell  verantwortet. Dazu musste zunächst die Struktur der Organisationseinheiten (Kliniken, Institute, Dezernate und Abteilungen etc.) manuell erfasst werden. Danach wurden Planstellen und Besetzungen automatisiert angelegt, indem diese Informationen aus dem Stelleninformationssystem (SIS) und dem Infotyp 0027 (Kostenverteilung) übernommen und mit Hilfe einer eigens festgelegten Umsetzungslogik überführt wurden.

 

Einführung SAP Reisekostenabrechnung in Uniklinik

Aufgrund der Tätigkeit in Lehre und Forschung gibt es an einer Uniklinik viele Dienstreisen des ärztlichen und wissenschaftlichen Personals zu Kongressen, Seminaren, Forschungstreffen. Die Genehmigung und insbesondere die Abrechnung dieser Reisekosten bindet viel Arbeitskraft. Mit der Abbildung des Landesreisekostengesetzes NRW in SAP konnte auch diese Tätigkeit im SAP-System abgebildet und unterstützt werden. Bei diesem Projekt, dass von SAP selbst durchgeführt wurde, war ich – aufgrund meiner Kenntnisse in den Bereichen Personalwirtschaft und Finanzwesen – projektverantwortlich innerhalb der IT.

 

IT-Beratung / Umstellung der IT-Landschaft bei NRW-Landesbetrieb (nebenberuflich / freiberuflich)

Mittlerweile waren in der Uniklinik zwei Kolleginnen/-en für den Betrieb und die Weiterentwicklung der HCM-Lösung – also des früheren HR-Moduls – verantwortlich. So konnte ich meine Arbeitszeit in der Uniklinik reduzieren und mich neben-/freiberuflich anderen Aufgaben widmen. Neben kleinen Projekten (Mobile Datenerfassung für Fahrschulen [s.o.], diversen Websites etc.) möchte ich besonders ein Projekt hervorheben, bei dem ich beratend tätig war und bei dem die gesamte IT-Landschaft von Grund auf restrukturiert wurde:

Bidirektionale Schnittstelle zwischen Personaleinsatzplanung (SPX) und SAP/HCM

 

Teamleitung SAP-FIN/HCM bei Uniklinik

 

Einführung Mietverwaltung Dienstwohnungen / Personalunterkünfte mit SAP-Modul RE/FX

 

Konzept und Einführung Schnittstelle Vertragsdaten RE/FX zur Personalabrechnung