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Digitale Rechnungsverarbeitung

Veränderte Büroumgebung im 21. Jahrhundert

Das digitale Büro ist Wirklichkeit geworden. Was früher noch als Utopie abgetan wurde, hat heute zu einem tiefgreifenden Wandel im Arbeitsleben der Menschen und in der Wirtschaft geführt.

Mit der neuen Technologie haben sich Abfolge, Inhalte, Geschwindigkeit und Qualität der kaufmännischen Prozesse im Unternehmen verändert. Ein Beispiel dafür ist das betriebliche Rechnungswesen. Die Digitalisierung ist mittlerweile mit der digitalen Rechnungverarbeitung im Büroalltag angekommen und hat damit auch die vor- und nachgelagerten Prozesse verändert.

Um die vollautomatische Rechnungsverarbeitung inklusive Zahlungslauf ohne menschlichen Eingriff zu realisieren, müssen Rechnungen positionsgenau erfasst und mit den auslösenden Bestellungen abgeglichen und Abweichungen zügig aufgespürt werden. Es beginnt mit dem reinen Abgleich der Grunddaten, nämlich Kreditoren-, Bestell- und Rechnungsnummer sowie Betrag inklusive Mehrwertsteuer. Da Bestellung und Rechnung aber in der Realität selten in einer 1:1-Beziehung vorkommen, steht erst mit dem Abgleich auf Positionsebene die Möglichkeit einer automatisierten sachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung zur Verfügung.

Dazu müssen aber auch im Lager die Wareneingänge / Lieferscheine digital erfasst werden. Bei verteilten Niederlassungen und einer Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten mit unterschiedlichen Voraussetzungen wird die Koordination solcher Vorgänge zu einer anspruchsvollen Aufgabe.

Praxisfälle aus dem Alltag

So ist es nicht ungewöhnlich dass jeder Standort seine eigene Kreditoren-/ Debitoren-Buchhaltung und einen definierten Freigabeumfang hat. Oder beispielsweise Rechnungen und Bestellungen oberhalb einer bestimmten Wertgrenze vom CFO oder CEO freigegeben werden müssen.

Dabei sollen die Daten in Echtzeit im Controlling der Zentrale oder der Holding zur Verfügung stehen, damit dort jederzeit die Grundlage für unternehmensweite Entscheidungen aktuell verfügbar ist.

Die Geschäftsführung entscheidet über Investitionen, zum Beispiel in Infrastrukturmaßnahmen, umfangreiche Mobiliaranschaffungen, Maschinen, CAD-Anlagen, IT-Güter oder Fahrzeuge. Dabei müssen Freigabeprozesse schnell, nachvollziehbar und stringent umgesetzt werden.

Welche Vorteile bringt das digitale Büro für ein Unternehmen?

Der automatische Abgleich von Bestellung und Rechnung ermöglicht kurze Durchlaufzeiten und durch die Ausnutzung von Skonti kann man Kosten einsparen.

Einen weiteren Bereich betrifft das Thema Sicherheit. Ein digitales Büro trägt zu einer verbesserten Dokumentensicherheit bei und reduziert den Papierbedarf.

Eine zuverlässige Authentifizierung und definierte Prozesse stellen eine investitions- und bestellgrößenabhängige Freigabehierarchie sicher und gewähren Überblick und Kontrolle von Budgets und Ausgaben nach Kostenstellen.