Projekte SAP FI/CO

Projekte SAP FI/CO – Finanzen und Controlling

Test und Roll-Out neue SAP Berechtigungs-Rollen (FI, FI-AA, CO, MM, IS-H)

Compliance, IT-Governance | Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach | 2022

Überarbeitung SAP-Benutzer-Rollen Finanzen, Materialwirtschaft und Patientenmanagement. Koordination, Test und Einführung

Rollen für Finanzbuchhaltung, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Einkauf und Patientenmanagement überarbeitet und modulübergreifende Funktionen implementiert
Ausgewählte Customizing-Funktionen für Fachabteilung freigegeben
Konzept und Begleitung für Test und Umstellung auf neue Benutzer-Rollen
Begleitung der Einführung (Hyper-Care)

Re-Design und Implementierung SAP Berechtigungskonzept (FI, FI-AA, CO, MM, IS-H)

Compliance, IT-Governance | Kliniken Maria Hilf GmbH, Mönchengladbach | 2021

Vollständige Überarbeitung Berechtigungs-Konzept in den Modulen Finanzwesen, Materialwirtschaft und Patientenmanagement (ca. 200 Benutzer) für bessere Funktionstrennung und effektiveren Datenschutz

Initialen Workshop zur Festlegung des Grobkonzepts durchgeführt
Benutzergruppen eingeführt bzw. neu strukturiert und den Benutzern zugewiesen
Dokument „Benutzer- und Berechtigungsverwaltung“ als interne Richtlinie und Dokumentation für Prüfungen erstellt und abgestimmt
Rollen für Finanzbuchhaltung, Controlling, Anlagenbuchhaltung, Einkauf und Patientenmanagement angelegt

Umstellung Batchinput-Schnittstelle auf automatische Steuerbuchung

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2020

ABAP-Programm für Buchung mit Steuerkennzeichen und autom. Generierung der Steuerbuchung erweitert.

Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet.

Einführung und Integration Finanzwesen von vier Tochter-Gesellschaften in SAP

Einführung Software, Modul | Universitätsklinik Düsseldorf | 2020

Übernahme Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Controlling der Tochtergesellschaften aus DATEV und Integration in das SAP der Muttergesellschaft. Anlass war die Integration der Personalabrechnung der Beschäftigten der Tochter-Gesellschaften nach SAP.

Gesamtprojektleitung: Koordination der Teilprojekte Finanzwesen und Personalabrechnung, Projektplanung und -steuerung, sowie der Moderation der Lenkungssitzungen.
Dazu mussten die Anforderungen zunächst geklärt und detailliert werden. Zur Vorbereitung der Entscheidung wurden verschiedene Alternativszenarios vorgestellt und verglichen.
Analyse der Intercompany-Geschäftsprozesse zwischen Mutter und Tochter-Gesellschaften.
Konzept zur Erweiterung der Unternehmensstruktur (Buchungskreise, Kostenrechnungskreis, Kostenstellen etc.) erstellt.
Vorgaben für Customizing der Belegarten, Nummernkreise, Dauerbelege etc. erstellt.
Konzept für die Migration der Stammdaten von Debitoren, Kreditoren und Anlagen aus DATEV in das SAP-System entwickelt.
Konzept für die Migration der Offenen Posten, Salden und Anlagenbewegungen aus DATEV in das SAP-System erstellt.
Customizing Buchung der Personalabrechnung ins Rechnungswesen.
Tests und Abnahme vorbereitet.

Elektronischer Versand Zahlungsavise Kreditoren eingeführt

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2019

Beim FI-Zahllauf (Lieferanten bzw. Reisekostenerstattung) werden ab einer bestimmten Menge Verwendungszweckinformationen automatische Zahlungsavise erstellt. Damit diese nicht manuell versendet werden müssen, wurde die Business-Function zum automatischen Versand aktiviert und programmiert.

Lösungskonzept und Umsetzungsplan erstellt. Analyse unvollständig gepflegter Daten. Logik für Reihenfolge des Funktionsaufrufs abgestimmt.
Business-Function aktiviert und relevante Felder im Kreditorenstamm eingeblendet.
Für Reisekosten-Kreditoren wurde die regelmässige Übertragung Mailadresse Mitarbeiter aus AD in Kreditorenstamm per LSMW implementiert.
Berechtigungen für Kontrolle der Sendeaufträge erweitert.
Handling Transaktion SOSG zur Kontrolle der Sendeaufträge geschult.

Erweiterung CO-Auftragsstammdaten

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2020

Für die bessere Verwaltung von Drittmittel-Projekten und als Vorbereitung für die Schnittstelle zum Forschungsinformations-System (FIS) wurden die Stammdaten der betroffenen CO-Aufträge um mehrere Felder erweitert.

Entwurf zusätzlicher Felder und Werthilfe-Tabellen. Konzept für Migration der vorhandenen Daten in die neuen Felder entwickelt.
Implementierung getestet und Abnahme der Fachabteilung vorbereitet.

Erweiterung FI-AA Anlagenstammdaten

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2019

Für die Anlagenbuchhaltung wurde über einen User-Exit im Anlagenstamm ein Feld mit Wertehilfe zur Pflege der Abteilung mit Zugriff auf die kundeneigene Tabelle „Abteilung“ hinzugefügt.

Analyse der Anforderung und Prüfung, ob Lösung mit Standard-Customizing möglich ist.
User-Exit mit Zugriff auf kundeneigene Tabelle programmiert.
Funktionstest auf Entwicklungssystem und Vorbereitung der Abnahme auf Qualitätssicherungssystem.

Schnittstelle Spezialisierte Ambulante Palliativ Versorgung (SAPV) zu FI-AA

Evaluierung, Vorstudie | Universitätsklinik Düsseldorf | 2020

Die Abrechnung der Fälle „Spezialisierter Ambulanter Palliativversorgung“ (SAPV) wurde von medico auf das Abrechnungs-System PalliDoc umgestellt. Damit musste die Stammdaten der betroffenen Debitoren nach SAP integriert und eine Schnittstelle für die Buchung der Rechnungen erstellt werden.

Konzept Datenmigration Teilmenge ambulanter Kostenträger aus medico nach FI-AA
Anlage Kontogruppe und Nummernkreis für Kostenträger SAPV
LSMW für Übernahme Kostenträger SAPV nach FI-AA angelegt
LSMW Übernahme Kostenträger SAPV nach FI-AA
Konzept Schnittstelle Rechnungen/Gutschriften SAPV nach FI-AA

Umstellung Schnittstelle „Rechnungen Institut für Rechtsmedizin“ auf WinLIMS

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2020

Mit Einführung der Labor-Software WinLIMS (Hersteller QSI) wurden die bestehenden FI-Schnittstellen auf die neue Labor- und Fakturierungs-Software umgestellt.

Kick-Off Workshop zur Einführung WinLIMS und schrittweisen Umstellung der Schnittstellen
Umstellung Stammdaten-Verwaltung Debitoren von SAP-FI auf WinLIMS, Export der Daten
Konzept Umstellung bestehender Rechnungs-Schnittstellen nach FI-AA
Konzept Erweiterung der Rechnungs-Schnittstellen um weitere Verfahren (Erweiterung Buchungs-Systematik)

Einführung EU-DSGVO für Finanzwesen in Uniklinik

Compliance, IT-Governance | Universitätsklinik Düsseldorf | 2018

Erstellung IT-Verfahrensverzeichnisse gemäß DSGVO zur Dokumentation der gespeicherten Daten und Prozesse im Zusammenhang mit Speicherung personenbezogener Daten.

IT-Herausforderungen und Konsequenzen der EU-DSGVO auf SAP-Finanzwesen ermittelt
Datenschutz-Folgeabschätzung, Risikobewertung und Priorisierung der Aufgaben, Abstimmung der Vorgehensweise
Analyse der betroffenen Anwendungen und Schnittstellen auf Verwendung personenbezogener Daten
Erstellung Verfahrensverzeichnisse ( Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten)

Konzeption Schnittstelle CO Forschungs-Informations-System (FIS)

Evaluierung, Vorstudie | Universitätsklinik Düsseldorf | 2019

Im Rahmen des Pilotprojektes „Kerndatensatz Forschung“ (KDSF) und der Einführung eines Forschungs-Informationssystems (FIS) sollte ein mit SAP-HCM und SAP-CO konformer Aufbau entwickelt und späterer Datenaustausch gewährleistet werden.

Analyse Kerndatensatz Forschung (KDSF) und mögliche SAP-CO-Objekte zur Abbildung
Analyse Anforderungen Drittmittelanzeige (DMA) (Abbildung in HISinOne)
Analyse Department-Struktur und mögliche SAP-CO-Objekte zur Abbildung
Darstellung Ist-Struktur CO-Auftrags-Hierarchie und mögliche Änderungen

UNICODE-Migration kundeneigener FI/CO-Programme

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2019

Bestehende kundeneigene Programme mit den von SAP bereitgestellten Routinen untersucht und die Programme UNICODE-tauglich gemacht.

Vorgehensweise SAP-Programm UCCHECK abgestimmt und Analyse der Fehlermeldungen.
Kritische Funktionsaufrufe (z.B. WS_UPLOAD) geändert bzw. fehlende Parameter etc. ergänzt.
Funktionstests auf UNICODE/Non-UNICODE-System und Freigabe zum Transport.

Validierungen im SAP FI/CO: Korrektur und Erweiterungen

Change Allgemein | Universitätsklinik Düsseldorf | 2019

Die bestehenden FI/CO-Validierungen der FI-Buchungen wurden überarbeitet und erweitert um geänderten Anforderungen der Fachabteilungen besser gerecht zu werden. Auftretende Fehler im Zusammenhang mit Personalmaßnahmen sowie bei der Abrechnung von Instandhaltungs-Aufträgen mussten analysiert und durch geänderte Regeln abgestellt werden.

Fehleranalyse und Vorschlag zur Änderung der Prüflogik.
Validierungsregeln, Sets bzw. Meldungen geändert.
Test und Abnahme vorbereitet bzw. durchgeführt.

Anpassung Mahnformulare/Mahnstufen/Mahngruppierungen

Formulare / Reporting | Universitätsklinik Düsseldorf | 2018

ReDesign Mahnverfahren Kostenträger: Einführung einer zusätzlichen Mahnstufe, Änderung Layout der Formulare, Einführung neuer Mahngruppierungen

Analyse Mahnprozess und Kundenanforderungen
Anpassung Mahngruppierungen und Mahnstufen für Kostenträger (Krankenkassen)
Massenänderung Debitoren-Stammdaten Mahngruppierungen
Anpassung Layout Mahnformulare mit SAPSCRIPT
Vorbereitung Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System

Einführung AddOn für Übernahme Zahlungseingangsavise der Kostenträger

Entwicklung Erweiterung | Universitätsklinik Düsseldorf | 2017

Für Sammelzahlungen von Krankenkassen versenden diese gem. §301 SGB V elektronische Avisinformationen, die die Zuordnung der Zahlsumme zu den einzelnen offenen Posten erklären. Mit dem SAP-AddOn der Fa. Cerner werden diese in SAP-Avise umgewandelt, die beim Ausgleich der Kontoauszugsposten verwendet werden können.

Projektplanung und -steuerung: Voraussetzungen der Infrastruktur klären….
Test des Programms auf Qualitätssicherungs-System und Freigabe für Produktivsystem.
Fehleranalyse und -meldung sowie Verbesserungsvorschlage an Hersteller kommuniziert.

Implementierung ABAP Schnittstelle Leistungsverrechnung Druckkosten im SAP-CO

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2017

Monatliche Auflistung der internen Druckaufträge wird aus dem IT-System der Hausdruckerei exportiert und per Batchinput als Leistungsverrechnungen in das SAP-CO übernommen.

Ausgabedatei der sendenden Anwendung analysiert und Konzept für Datenübernahme in CO-Beleg Leistungsverrechnung erstellt.
Übernahme per Batchinput mit Fehlerbehandlung und Protokollierung mit ABAP programmiert.
Funktionstest, Abnahme vorbereitet und Programm ins Produktivsystem übernommen.

Implementierung LSMW-Schnittstellen für Debitoren-Buchungen

Datenmigration | Universitätsklinik Düsseldorf | 2018

Zur Buchung von Debitoren-Rechnungen anderer Abteilungen (z.B. Rechnungen an ausländische Selbstzahler-Patienten bzw. Forderungen aus der U2 AAG-Erstattung) wurden mehrere LSMW’s erstellt, die die automatisierte Batchinput-Verbuchung von csv-Dateien ermöglichen.

Buchungssätze und -Systematik analysiert und Datensatzbeschreibung für Import-Datei erstellt
Übergabeverzeichnisse und -Verfahren definiert
LSMW für autom. Übernahme Import-Datei und Erzeugung Batchinput-Mappen erstellt
Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet

ReDesign Verfahren Abzug Essensgeld KiTa

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2014

Die Rechnungen für das Essensgeld im Betriebskindergarten werden durch ein KiTa-Verwaltungsprogramm erstellt. Mit Hilfe der Schnittstelle werden die Rechnungsdaten als csv-Datei eingelesen und in SAP-FI verbucht.

Prozess Faktura Essensgeld und Verfahren in neuer Software (KiTaPLUS) analysiert
Dauerbeleg-Verfahren eingeführt, Musterbeleg erstellt
Serienbrief-Schnittstelle zum PDF-Druck der Rechnungen aus dem Buchungsbeleg konzipiert
Test und Abnahme des Verfahrens auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet

Umstellung IBAN sowie SEPA-Lastschriftverfahren

Change Allgemein | Universitätsklinik Düsseldorf | 2013

Konvertierung der Bankverbindungsdaten in das neue IBAN-Format. Einführung des SEPA-Lastschriftverfahrens zum Bankeinzug.

SAP-Dokumentation und Verfahrensbeschreibungen analysiert
Projektplanung, Koordination mit Finanzabteilung, Antrag Gläubiger-Identifikationsnummer
IBAN-Migration mit SAP-Standard-Report: Test auf Entwicklungs- und Qualitätssicherungs-System
Einrichtung und Test SEPA-Zahlwege und Datenträger-Formate
Erweiterung der Zahlwege in Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten
Aktivierung der Mandatsverwaltung FI-AR, Test und Schulung

Einführung Online-Schnittstelle zwischen Patientenmanagement und SAP FI

Entwicklung Erweiterung | Universitätsklinik Düsseldorf | 2012

Die bestehenden Batchinput-Schnittstellen zur Patientenverwaltung wurden für eine nahtlosere und bessere Prozessintegration durch die Einführung der Online-Schnittstelle (AddOn der Fa. Cerner) abgelöst.

Projektplanung und Koordination der betroffenen Fachbereiche und IT-Dienstleister.
Customizing Finanzbuchhaltung (Belegarten, Nummernkreise, Feldstatusgruppen etc.) angepasst.
Testfall-Katalog erstellt und Tests auf Entwicklungs- und Qualitätssicherungssystem koordiniert. Aus den Testergebnissen Anforderungen für Erweiterungen und Anpassungen an den Softwarelieferanten formuliert.
Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet.
Handbücher bzw. Arbeitsanweisungen erstellt und Anwender geschult.

Archivierung FI Stammdaten Debitoren, Kreditoren und Sachkonten

Compliance, IT-Governance | Universitätsklinik Düsseldorf | 2010

Um veraltete Stammdaten aus dem System zu entfernen, wurde die Archivierung der Stammdaten Debitoren (FI_ACCOUNT), Kreditoren (FI_ACCPAYB) und Sachkonten (FI_ACCRECV) eingerichtet.

Konzept und Programmiervorgabe für Setzen der Löschvormerkung nach festgelegten Regeln der Fachabteilung.
Anpassung des archivierungsobjektunabhängigen Customizing (Repositories etc.)
Customizing der Archivierungsobjekte FI_ACCRECV, FI_ACCPAYB und FI_ACCOUNT.
Abnahmetest durch Archivierungsläufe auf Qualitätssicherungs-System.
Einplanung, Start und Kontrolle der Archivierungsläufe auf dem Produktivsystem.

Einführung Reisekostenabrechnung mit SAP Travelmanagement

Einführung Software, Modul | Universitätsklinik Düsseldorf | 2009

Erfassung und Abrechnung von Dienstreisen, Fortbildungen und Trennungsgelder (TEVO). Auszahlung über Finanzbuchhaltung.

Projektplanung und -steuerung.
Koordination mit den Bereichen Personal und Finanzen.
Analyse und Dokumentation der Prozesse und des rechtlichen Rahmens.
Konzept und Customizing der Schnittstelle für die Buchung ins Rechnungswesen.
Vorbereitung, Koordination und Dokumentation Tests und Abnahme.
Anwender geschult und GoLive begleitet.

Erweiterung bzw. Änderungen Batch-Schnittstellen Patientenabrechnung zu SAP FI

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 2009

Anpassungen, Fehlerbehebung und Verbesserung der bestehenden Batch-Schnittstellen zum Import Debitoren-Stammdaten, -Buchungen sowie Export Zahlungen (Eigenanteile und Vorauszahlungen).

Konzeption Export-Schnittstelle: Übertragung von Zahlung Eigenanteile Kassenpatienten sowie Vorauszahlungen Selbstzahler. Abstimmung mit Finanzbuchhaltung und Patientenmanagement bzgl. Satzstruktur und Inhalt der zu übertragenden Daten.
Tests und Prüfung der Einhaltung Programmiervorgaben auf Entwicklungs-System. Vorbereitung, Koordination und Dokumentation Tests und Abnahme auf Qualitätssicherungssystem.
Konzept automatisierter Batch-Verarbeitung. Steuerung über Protokolldatei mit Änderungseinträgen, die job-gesteuert gelesen wird und die Verabeitungskette bis zum Erzeugen der Batchinput-Mappen anstößt.
Koordination der Abläufe mit zuständigen IT-Betreuern des Patientenmanagement-Systems. Test und Abnahme auf Qualitätstsicherungs-System vorbereitet.

Einführung Workflow Rechnungseingang

Entwicklung Erweiterung | Universitätsklinik Düsseldorf | 2006

Realisierung sachliche u. rechnerische Prüfung Eingangsrechnungen (mit und ohne Bestellbezug, Waren, Dienstleistungen, Baurechnungen) mit zentralem Scannen der Rechnungen. Rechnungseingangsbuch und Workflow zwischen
Bestellern, Einkauf sowie Finanzbuchhaltung (Implementierung durch externen Dienstleister).

Prozesse Rechnungseingang analysiert und Änderungen vorgeschlagen bzw. abgestimmt.
Koordination der Fachbereiche Materialwirtschaft, Technik, Finanzen.
Konzept für Prozessabläufe Rechnungsprüfung und Buchung erstellt.
Aufbau Testfallkatalog und Koordination Tests und Abnahme.

Einführung elektronischer Kontoauszug (SAP-Standard) sowie AddOn Autobank

Entwicklung Erweiterung | Universitätsklinik Düsseldorf | 2003

Im ersten Schritt wurde die automatische Verbuchung der Kontoauszugsdateien (MT940) mit den SAP-Standard-Funktionen (FF_5, FEBP, FEBA) für das Haupt- und Nebenbuch eingerichtet.
Im zweiten Schritt wurde das SAP-AddOn „Autobank“ eingeführt um die Trefferquote der automatischen Verbuchung weiter zu erhöhen.

Customizing zum elektronischen Kontoauszug nach SAP-Standard (Geschäftsvorfallcodes, Buchungsregeln etc.)
Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet.
Fehlerkorrekturen und Optimierung der Verbuchung durch Anpassung der Buchungsregeln bzw. OSS-Meldungen an SAP sowie Übernahme Vorab-Korrekturen.
Übernahme und Transport AddOn sowie erweiterter Buchungslogik vom Entwicklungs- ins Produktivsystem.

Archivierung FI Belege & Verkehrszahlen

Compliance, IT-Governance | Universitätsklinik Düsseldorf | 2001

Um Datenbankgröße und Performance des SAP-Systems zu verbessern sowie die Voraussetzung für die Archivierung von Konten-Stammdaten zu schaffen, wurde die regelmäßige Archivierung der FI-Belege (FI_DOCUMNT) und Verkehrszahlen (FI_MONTHLY) eingeführt.

Anforderungen der Fachabteilung mit SAP-Archivierungslogik und Customizing-Optionen abgestimmt.
Customizing Archivierung allgemein und Archivierungsobjekte FI_DOCUMNT, FI_MONTHLY.
Testläufe auf Entwicklungs- und Qualitätssicherungs-System und Vorbereitung der Abnahme.
Einplanung und Überwachung regelmäßige Archivierungs-Jobs.

Anpassung Mahnformulare: Mahngruppierung FallNr und Ausweis Behandlungsart

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 1998

Entwicklung kundenindividueller Mahnformulare für die Abrechnung mit Krankenversicherungen etc. nach Vorgaben für Layout und erweiterte Angaben zu Patientenabrechnungen. Über Mahngruppierung und eingebaute ABAP-Abfragen wurde eine bessere Adressierung und Verteilung der Mahnungen an die Kassen erreicht.

Customizing Mahngruppen und Umsetzen der jeweiligen Debitorenkonten.
Entwicklung ABAP-Funktionen zur Identifizierung der Behandlungsart.
Anpassung der SAPSCRIPT-Formulare, Einbindung ABAP-Funktionen.

Batchinput-Schnittstellen Faktura Institut für Rechtsmedizin

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 1997

Schnittstelle Import Rechnungen Institutsleistungen Rechtsmedizin für Blutalkoholuntersuchungen sowie Sektionen nach SAP-FI.

Entwurf Satzstruktur und Übernahme-Logik.
Tests und Korrekturen im Entwicklungs-System.
Vorbereitung Tests und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System.

Batchinput-Schnittstelle Mieten Dienstwohnungen und Personalunterkünfte

Entwicklung Datenschnittstelle | Universitätsklinik Düsseldorf | 1996

Schnittstelle Import Debitoren-Stammdaten und Forderungen aus Vermietung von Dienstwohnungen und Personalunterkünften aus externem Abrechnungssystem nach SAP-FI.

Entwurf Satzstruktur und Übernahmelogik für Debitoren-Stammdaten & -Buchungen.
Tests und Prüfung der Einhaltung Programmiervorgaben auf Entwicklungs-System.
Test und Abnahme auf Qualitätssicherungs-System vorbereitet.

Einführung Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung mit SAP FI/CO

Einführung Software, Modul | Universitätsklinik Düsseldorf | 1996

Umstellung Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Anlagenbuchhaltung sowie Materialwirtschaft auf SAP R/3. Datenübernahme aus Altsystem. Einführung dateibasierter Schnittstellen zum Patientenabrechnungssystem.

Unternehmensstruktur (Kontenpläne, Buchungskreis, Kostenrechnungskreis etc.) abbilden.
Customizing Haupt-, Neben- und Bankbuchhaltung (Kontogruppen etc.)
Customizing Belegarten, Nummernkreise, Feldstatusgruppen etc.
Konzept und Aufbau Berechtigungen (Profile).
Konzept, Test und Durchführung Altdatenübernahme.
Konzept und Programmiervorgabe Batchinput-Schnittstellen (Debitoren, Rechnungen, Zahlungen).
Tests und Abnahme.
Anwender geschult und GoLive begleitet.