Office-Software aus der Cloud?

Vonwpadmin

Office-Software aus der Cloud?

Produktiver arbeiten mit Hilfe der Cloud

Produktiv arbeiten liegt voll im Trend. Alles wird moderner und es wird nach immer mehr Möglichkeiten gesucht, wie man produktiver arbeiten kann. Bereits „offline“ fing dies schon vor etlichen Jahren an, in dem man mit Meditieren anfing, bestimmte Rituale einführte und immer einen aufgeräumten Schreibtisch beim Lernen hatte. Doch wie kann das produktive Arbeiten digital weiter komplettiert werden?

Was ist die Cloud und was kann man damit machen?

Die Cloud besteht aus einem virtuellen Server, welcher an einem anderen Standort liegt. Auf diesem kann man gegen eine Gebühr seine Daten auslagern. Dadurch, dass die Cloud Internetbasiert ist, kann man auf seine Daten von jedem Gerät und jedem Standort auf der Welt zugreifen. Gerade in der Selbstständigkeit kann dies ein Segen sein. Denn somit kann auch gemütlich auf längere Zugfahrten produktiv gearbeitet werden und es wird keine Zeit verschwendet. Doch eine Cloud bzw. eine Cloud Funktion dient nicht nur zur Ablage von Dateien.
Möchte man sich Beispielsweise Office 2019 kaufen oder das Jahresabo Office 365, so ist es möglich, dass diese Daten direkt in der Cloud bearbeitet werden. Bei größeren Projekten können dann gezielt mehrere Personen nach und nach an einer Datei arbeiten und Änderungen vornehmen, die von jeder anderen Person gesehen werden können.
Dasselbe gilt für To-Do Listen, welche mittlerweile online sind und mit anderen Teilnehmern geteilt werden können. Dadurch sieht man direkt wer wie weit mit welcher Aufgabe ist und muss nicht ständig nachfragen.

Das papierlose Büro

Wenn man schon alles Mögliche digital in der Cloud lagert kann man dem Trend des papierlosen Büros direkt folgen. Dabei geht es darum auf sämtliches Papier zu verzichten und alles nur noch digital abzuwickeln. Am Anfang bedeutet dies natürlich erst einmal Aufwand und Umstellung für alle Mitarbeiter, doch die positiven Effekte überwiegen. Der größte Aufwand zu Anfang wird erst einmal sein, dass alles sortiert werden muss nach Kategorie und im Anschluss wird alles eingescannt. Wenn man dies nicht selbst erledigen möchte, kann man auch eine externe Firma beauftragen, die darauf spezialisiert ist. Es gibt bereits Programme, welche zur Digitalisierung beitragen. Diese können z. B. am Namen oder sogar schon am Inhalt erkennen, um was für ein Dokument es sich handelt. Aus dieser Erkenntnis verschieben sie das Dokument automatisch in den dafür vorgesehenen Ordner.

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