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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 2

Im ersten Teil habe ich beschrieben, wie aus einem kleinen Projekt von wenigen Wochen (Ausschreibung Hardware & Support) ein sehr viel weitreichenderes wurde, nämlich der Umbau der gesamten Softwarelandschaft, der schließlich aber zum gewünschten Ergebnis führen sollte.

Das Projekt wurde zunächst in 3 grobe Schritte unterteilt:

  1. Analyse der Anwendungen & Programme / Festlegung, welche konkret im Projekt migriert werden sollen
  2. Festlegung der zukünftigen Haupt-Anwendung(en) bzw. Anwendungstyp(en), Erstellung Lastenheft und Ausschreibung
  3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

1. Genauere Analyse und Festlegung Projektumfang

Gemeinsam mit Anwendern und Geschäftsleitung wurden für das Projekt drei Schwerpunkte gesetzt:

  • Die neue Anwendung sollte die Trennung zwischen Projektmanagement und Adressdatenbank / Newsletterversand etc. auflösen
  • Pflege und Administration bereits bestehender Webanwendungen soll mit der neuen Anwendung vereinfacht werden
  • Lotus Notes sowie Sharepoint sollten abgelöst werden

2. Festlegung zukünftiger Hauptanwendung, Lastenheft und Ausschreibung

Zunächst wurden die einzelnen Tätigkeiten und bestehenden Anwendungen sowie deren Nutzer / Beteiligte in einen übersichtlicheren Zusammenhang gebracht. Ergebnis war u.a. eine Prozesslandkarte, die die Zusammenhänge deutlich machte:

Prozesslandkarte

Relativ schnell wurde deutlich, dass ein sogenanntes CRM (Customer-Relationship-Management) – also ein System zur Pflege von Kundenbeziehungen, dass gleichzeitig einen Schwerpunkt auf Projektarbeit / -Organisation haben würde, die Anforderungen in einem System bzw. einer Software vereinen könnte.

Also wurden verschiedene Hersteller / Systeme auf ihre Fähigkeit, möglichst viele Anforderunge abzudecken, evaluiert. Das Ergebnis war einerseits ermutigend, denn es kamen tatsächlich mehrere Kandidaten in Betracht. Andererseits ergab sich jetzt die Notwendigkeit, im Rahmen einer deutschlandweiten Ausschreibung den geeigneten Hersteller bzw. das geeignete Softwarehaus auszuwählen.

Dazu wurde ein Katalog der einzelnen Geschäftsprozesse und Anforderungen mit Priorisierung definiert, der die Grundlage für ein detailliertes Lastenheft bildete. Dieses Lastenheft war der zentrale Teil der Ausschreibung, mit deren Hilfe eine wohlbegründete Entscheidung für die richtige Software bzw. den richtigen Partner für die Einführung gelang.

3. Einführung der Software, Datenmigration, Test und Abnahme sowie Schulung der Anwender

In diesem Teil des Projektes waren die Schwerpunkte meiner Tätigkeit:

  • Unterstützung / Projektmanagement auf Kundenseite
  • Vermittlung zwischen Auftragnehmer /Auftraggeber und Beratung hinsichtlich möglicher Lösungswege
  • Abnahme der einzelnen Projektpakete
  • Konzeption der Benutzerrollen und Berechtigungen
  • Schulung der Anwender

Das Projekt wurde erfolgreich zum Abschluss gebracht.

 

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Hochschulstatistik mit SAP automatisieren – Teil 2

Die im Teil 1 vorgestellte Lösung stellte bereits einen erheblichen Komfortgewinn zu der, von SAP im Standard vorgesehenen, Vorgehensweise dar – war aber immer noch suboptimal, weil:

  • die Umsetzung der Werte „Amts-/Dienstbezeichnung“ über die Tabelle der „Wertigkeiten nach SIS-Statistik“ für die Anwender nicht transparent genug nachvollziehbar und auch nicht in allen Fällen eindeutig möglich war, was zwangsläufig zu mehreren Iterationen in der Erstellung der Statistik bzw. sogar zu notwendigen Fehlerkorrekturen nach Abgabe zwang
  • durch die Erweiterung der Hochschulstatistik für das Meldejahr 2016 weitere Erhebungsmerkmale bei den Personalstammdaten im Infotyp 0271/04 (Qualifikation bzw. Höchster Hochschulabschluss etc.) hinzukamen, die eine sehr sorgfältige Dateneingabe erfordern und über einen Fehlerkatalog von it.nrw (zuvor LDS – also Landesamt für Datenverarbeitung und Statistik) auch penibel auf Validität geprüft werden
  • die von it.nrw im Rücklauf versendeten Fehlerlisten keine anwenderfreundliche Lösung zur Fehlerbehebung darstellen, weil die Hochschulstatistik mit anonymisierten Datensätzen arbeitet und der Rückschluss vom Fehler über die Paginiernummer zum Personalfall nur sehr umständlich gelingt, wenn man vor dem Versand der Daten das Protokoll des Reports RPSHSTD0 erstellt und abspeichert – und selbst dann ist es mühevoll …

Im Ergebnis blieb es dabei, dass die Personalabteilung nicht in der Lage war, die Statistik selbstständig zu erstellen und hier auf intensive Unterstützung der IT angewiesen blieb. Im Grunde war es sogar so, dass die IT zentraler Ansprechpartner und Verantwortlicher für die Fehlerkorrekturen und somit jährlich wiederkehrend ein IT-Mitarbeiter wochenlang durch diese eigentliche Routine-Arbeit gebunden war. Für die Personalabteilung war die IT so der ständig quängelnde, verlängerte Arm von it.nrw, der mehr Datenqualität einforderte und für die IT blieb vollkommen unverständlich, wieso es der Personalabteilung nicht möglich war, bei Eingabe der Daten mehr Sorgfalt walten zu lassen.

Welche Lösung konnte es geben? Immerhin entfiel in der Zwischenzeit die Pflicht, auch noch ein- bzw. zweimal jährlich Daten zur SIS-Statistik zu liefern – auf die Umsetzung der Daten konnte also zukünftig verzichtet werden.

Die Lösung bestand aus 3 Schritten:

  1. Der kundeneigene Infotyp „Statistik“ wurde so umgebaut, dass die Felder „Amts-/Dienstbezeichnung“ und „Fachgebiet/Lehreinheit“ direkt die Schlüssel der Hochschulstatistik als Werthilfe anboten.
  2. Die Daten für diese Schlüssel wurden entsprechend migriert / einmalig umgesetzt.
  3. Ein Programm, dass die Fehlerprüfungen von it.nrw vor Abgabe der Daten vornimmt und Fehlerlisten produziert, mit denen die Sachbearbeiter die Fehler komfortabel eigenständig beheben können.

Die folgenden Abbildungen geben einen Eindruck:

Im Ergebnis ist die Personalabteilung jetzt in der Lage, den kompletten Prozess von der Eingabe, Prüfung und Korrektur bis zum Versand der Daten selbstständig vorzunehmen. Der gesamte Prozess wurde vereinfacht, beschleunigt und die Fehlerquote bei Abgabe konnte rapide gesenkt werden. Mit anderen Worten: Etwas Sand wurde aus dem Getriebe entfernt und Freiraum für die Lösung weiterer Probleme geschaffen 😉

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Restrukturierung der IT-Landschaft bei NRW Landesbetrieb – Teil 1

Eine besondere Herausforderung sind Projekte, bei denen man eine historisch gewachsene Struktur vorfindet und Rahmenbedingungen berücksichtigt werden müssen, die die Auswahl von Hard- und Software bzw. neuer Komponenten stark einschränken.

Ein schönes Beispiel dafür ist ein Projekt, das ich in 2013 durchgeführt habe. Der Kunde war NRW.INVEST, eine Tochter des Landes NRW mit Auslandsbüros weltweit, die die Ansiedlung ausländischer Firmen in NRW anbahnt und begleitet.

Bei einem gemeinsamen Vorgespräch stellt sich das Projekt / der Auftrag zunächst einfach dar:

Im Rahmen des normalen Investitionszyklus soll die IT-Ausstattung sowie der Support dafür neu ausgeschrieben werden. Die IT-Hardware (Clients sowie Server) ist gemietet. Die letzte Ausschreibung gewann ein ortsansässiges Systemhaus, mit dem man zufriedenstellend zusammenarbeitet. Es gibt keine hauseigene IT-Abteilung, bisher werden Microsoft Office / Exchange / Sharepoint sowie Lotus Notes und Blackberry Mobiltelefone benutzt. Blackberry bzw. der Hersteller Research in Motion gelten im Bereich Mobile Lösung / Smartphone aufgrund der Datensicherheits-Bestimmungen des Landes NRW als gesetzt. Die firmeneigene Website wird von einer Agentur betreut und es existieren diverse Anwendungen und weitere Websites auf Basis von Lotus Notes und Sharepoint, die erneuert bzw. erweitert werden sollen. Die Lotus Notes Anwendungen wurden von einem früheren Mitarbeiter erstellt. Leider hat das Vertrags-Systemhaus keine Lotus Notes Expertise. Lotus Notes wird aus verschiedenen Gründen nicht mehr als strategische Plattform betrachtet und soll, wenn möglich, abgelöst werden.

Die Ausschreibung soll insgesamt genutzt werden, um die bestehende IT-Landschaft zu modernisieren und zu verbessern und an neue Entwicklungen (Cloud, Webtechnologien) anzupassen. Einige Geschäftsprozesse werden nicht optimal unterstützt bzw. sind durch Systemgrenzen und Medienbrüche unnötig aufwändig.

Der Auftrag wird also zunächst wie folgt definiert:

  • Ist-Analyse der Prozesse, die durch die neue IT-Infrastruktur unterstützt werden sollen
  • Identifizierung von Verbesserungspotentialen
  • Dokumentation der bisherigen IT-Infrastruktur, die abgelöst werden soll
  • Formulierung eines Lastenheftes (Grobkonzept)

Bei genauerer Analyse wird schnell klar: Der ursprüngliche Ansatz, die gesamte IT – also Hardware, Infrastruktur und Software – in
einer gemeinsamen Ausschreibung zu erneuern, kann nicht gelingen. Die Anwendungslandschaft umfasst 27 verschiedene Anwendungen:

IT Landschaft Ausgangssituation

In einem Rutsch die Anwendungslandschaft neu aufzustellen, die Daten zu migrieren und auf neue Hardware umzusteigen, wäre keine gute Idee. Das Grobkonzept sieht deshalb als erstes vor, Hard- und Software-Erneuerung voneinander zu entkoppeln. Dazu soll die bestehende und vollkommen ausreichende Hardware eine Zeitlang weiter genutzt werden.

Stattdessen sollen die, im Grobkonzept beschriebenen, Alternativen einer Neuausrichtung der Anwendungslandschaft weiter untersucht werden. Um dabei nicht die Akzeptanz der Nutzer zu verlieren, wird deren frühzeitige Einbindung in Auswahl- und Entscheidungsprozesse empfohlen.

Der Vorschlag wird angenommen und eine neue Projektphase beginnt.

Lesen Sie hier, wie es weiterging …

 

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Hochschulstatistik mit SAP automatisieren – Teil 1

Jedes Jahr stellt sich für Universitäten, Hochschulen und Universitätskliniken dieselbe Aufgabe: Die jährliche Hochschulstatistik (Stichtag der 01.12. des Jahres, Abgabe Mitte Februar des Folgejahres) ist zu erstellen.

Wichtiger Hinweis: Gegenstand dieses Artikels ist die Personalstatistik im Rahmen der Hochschulstatistik – die anderen Bestandteile (Studierendenstatistik, Prüfungen etc.) werden hier nicht behandelt.

SAP bietet hierzu den Standard-Report RPSHSTD0, mit dem die Personaldaten ausgewertet und gemäß den Anforderungen der Hochschulstatistik verschlüsselt und ausgegeben werden können. Wichtige Angaben wie „Amts-/Dienstbezeichnung“ oder „Fachgebiet“ werden dabei jedoch im Standard aus der Tabelle T5D8M ermittelt, die je Planstelle einen Datensatz mit den dazugehörigen Merkmalen / Schlüsseln aufweist und manuell zu pflegen ist. Diese Lösung erscheint wenig praktikabel – zumal die Eingabe der  auszuwählenden Schlüssel noch nicht einmal durch eine Werthilfe unterstützt wird.

Hier bot sich zunächst eine Lösung an, die auf der ähnlichen Stellenstatistik, die im Land NRW einmal jährlich abgefordert wurde, aufbaute. Für diese Stellenstatistik war bereits ein kundeneigener Infotyp geschaffen worden, der u.a. die Merkmale „Wertigkeit“ und „Lehreinheit“ bot, die semantisch ähnlich, aber leider nicht identisch waren. Mit Hilfe von Umsetzungstabellen, die Merkmale

  • Wertigkeit in Amts-/Dienstbezeichnung
  • Lehreinheit in Fachgebiet

übersetzte und einem kundeneigenen Report, der die Informationen aus den Standard-Daten der Planstellen wie

  • Dienstart / Unterdienstart
  • Kontierung bzw. Kostenverteilung
  • Personalbereich / Personalteilbereich

ermittelt.

Diese Lösung spart die manuelle Pflege der Tabelle T5D8M, berücksichtigt den SAP-Standard und ist individuell erweiterbar.

Lesen Sie hier weiter, welche Verbesserungen noch erzielt werden können.

 

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Das Computer-ABC: Anglizismen, Buzzwords, (Fach-)Chinesisch – Sprechen Sie klingonisch?

Wenn sich IT und Management / Fachabteilung unterhalten, entsteht manchmal der Eindruck, es handele sich um Bewohner unterschiedlicher Welten, obwohl sich beide Seiten derselben Sprache bedienen.

Tatsächlich gibt es kaum eine Branche, die so durch 3-Wort-Akronyme, Anglizismen und Buzzwords zu immer neuen Trends und Technologien geprägt ist, wie die Informationstechnologie. Einen kleinen Überblick über wichtige Begriffe und eine kurze Erläuterung dazu gibt das Glossar auf meiner Seite.

Es ist schwer, in diesem Dschungel noch den Überblick zu behalten. Dabei erweist sich oft die scheinbar „heißeste“ Innovation als „alter Wein in neuen Schläuchen“. Andererseits mag sich etwas, was profan oder gar unnütz oder gefährlich klingt, tatsächlich eine außerordentliche Chance darstellen, die Sie sich nicht entgehen lassen sollten.

Ich stehe Ihnen gerne als kompetenter, unabhängiger IT-Berater zur Seite, damit Informationstechnologie nicht Teil des Problems, sondern Bestandteil der Lösung wird.